Hva gjør en datadepot?
En av de vanligste pliktene til en forvalter er å sørge for at alle data som tilhører en organisasjon er definert og organisert på en logisk måte. Fagfolk på dette feltet er ofte ansvarlige for å gi tilgang til sensitive data og autorisere forespørsler om datatilgang. I noen tilfeller kan en informasjonsansvarlig være ansvarlig for å vurdere nøyaktigheten og relevansen av lagrede data. Når ledere av en organisasjon planlegger systemiske endringer, blir ofte forvaltere konsultert og forventet å delta i implementering av nye IT-systemer. Disse fagfolkene kan også være ansvarlige for å kommunisere andre medlemmer av en organisasjon angående alle problemer med datatilgang og gi grunnleggende feilsøkingsoppgaver.
En databehandler er en IT-profesjonell som er ansvarlig for å ta beslutninger om hvordan organisasjonens digitale data lagres, organiseres og får tilgang. I de fleste tilfeller er denne profesjonelle en gren, avdeling eller teamleder. Forvaringsdata i større organisasjoner kan kreve assistanse fra datatillitsmann, til hvilke data en forvalter kan delegere oppgaver og gi privilegier når han eller hun ikke er i stand til å utføre disse oppgaver alene.
En hovedfunksjon hos en forvalter er å bestemme følsomheten til data. I faglig sammenheng kan for eksempel denne profesjonelle definere alle poster som angår studentenes personopplysninger som ekstremt følsomme. Personer som ønsker å få tilgang til denne informasjonen, kan trenge å kontakte en depot for å få tilgang til denne informasjonen. Informasjon angående kurskrav kan derimot defineres som offentlig siden de ikke er følsomme og kan være til fordel for parter som ikke har privilegert tilgang.
I forretningsmessige sammenhenger kreves det at forvaltere for å forstå hvordan data forholder seg til en organisasjons virksomhet. De forventes ofte å utvikle og revidere retningslinjer som dikterer hvordan data skal anskaffes og hvor de skal lagres. Når fagpersoner har spørsmål angående hvorfor data er viktige eller relevante, eller hvorfor de er definert på en bestemt måte, kan en datadepartement være ansvarlig for å gi svar.
Det er også vanlig at forvaltere jobber tett med ledere for å gjennomføre store driftsendringer. For eksempel, når en organisasjon gjennomgår store endringer som antas å forbedre effektiviteten, kan en datatyrmester være ansvarlig for å føre tilsyn med implementering av nye IT-systemer. I mange tilfeller møter forvaringsdepartementet andre IT-ledere, for eksempel forvaltere av applikasjoner, for å utforme ny IT-arkitektur og lage opplæringsguider for ansatte.