Hva gjør en dokumentkontrollkoordinator?

En dokumentkontrollkoordinator er ansvarlig for alle typer dokumentasjoner som et selskap kan bruke for å drive forretningsdrift. Dette inkluderer vanligvis bilder og diagrammer, dataregistre og skriftlige papirer. Denne koordinatoren kan sette opp et dokumentasjonssystem og vil vanligvis ha ansvaret for å administrere og kontrollere det. Han kan også være ansvarlig for å lage prosedyrer for bruk av systemet og vil sannsynligvis hjelpe andre til å bruke prosedyrer effektivt. Dokumentkontrollkoordinatoren er avgjørende for suksessen til produksjonsavdelingene, ettersom han er ansvarlig for å hjelpe til med å spore endringer og forbedringer av prosjekter.

Hvilke dokumenter som en koordinator trenger for å spore og lagre, varierer fra bransje til bransje. Avhengig av hvilken type virksomhet han jobber i, vil en dokumentkontrollkoordinator utvikle og implementere et system for lagring og innhenting av nødvendig dokumentasjon. Han kan samle og spore papirfiler, kunstverk og tegninger. Han kan også være ansvarlig for å kontrollere fakturering og annet papirarbeid som er knyttet til et spesifikt prosjekt i selskapet. Systemet kan være hele selskapet, i hvilket tilfelle koordinatoren vil ha flere forskjellige avdelinger involvert, avhengig av dokumentasjonstype.

I ethvert forretningsprosjekt som involverer journalføring, vil flere avdelinger og ansatte være involvert i å lage og distribuere informasjon. Dokumentkontrollkoordinatoren vil håndtere alle anstrengelser for å samle inn og kontrollere denne informasjonsmassen og alle tilhørende papirer eller datafiler. Dette vil gjøre effektiv kommunikasjon med andre avdelinger og utenfor organisasjoner en viktig rolle for alle i denne okkupasjonen.

Dokumentene som koordinatoren må føre tilsyn med, kan være fra interne bedriftsavdelinger eller fra eksterne entreprenører og kunder. Han må ofte verifisere informasjon med flere forskjellige veiledere for å sikre at dokumentasjonen er nøyaktig, og han kan ha ansvaret for å utarbeide og distribuere kopier av dokumenter til innenfor og utenfor avdelinger. Dokumentkontrollkoordinatoren vil få i oppgave å spore endringer i modellering og bygging av produkter, og lagring og gjenfinning av dokumenter for vurdering og gjennomgang. I tillegg kan han være ansvarlig for å presentere dokumentkontrollinformasjon til ledelsen og kundene.

Den typiske dagen for en dokumentkontrollkoordinator vil sannsynligvis bli brukt på å organisere, katalogisere og spore papir og elektroniske filer. Han vil bruke tid på å koordinere med andre i sitt eget selskap, så vel som de fra eksterne organisasjoner. Han kan tilbringe deler av dagen sin til å føre tilsyn med og trene andre i retningslinjer og prosedyrer for dokumentkontroll.