Hva gjør en dokumentkontrollspesialist?

En dokumentkontrollspesialist bruker vanligvis mye av tiden sin på å finjustere litteraturen, håndbøkene og instruksjonsmaterialene som følger med meget tekniske produkter. De fleste dokumentkontrollspesialister jobber i bransjer som engineering eller farmasøytisk produksjon, der arbeidet er sammensatt og enkelt språk er en sjeldenhet. Tydelige instruksjoner og produktbruk er viktig, men det er her dokumentkontrollspesialisten kommer inn. Denne fagpersonen fungerer i hovedsak som kvalitetskontroll for litteratur og tekster som blir gitt ut til publikum. Jobben innebærer stort sett bekreftelse, datainnmatning og konsistenskontroller på et høyt nivå.

I de fleste sammenhenger fungerer en dokumentkontrollspesialist som medlem av et teknisk skriveteam. Teknisk skriving søker i utgangspunktet å fange essensen i en prosedyre eller et produkt, og deretter ramme det inn på språk som er lettere forstått av forbrukere. Dette innebærer mer enn bare å beskrive og oversette. En teknisk dokumentkontrollspesialist må være ekstremt nøyaktig og må sikre at det brukes jevnlig språk og koding i hele materialene. Informasjon som blir publisert eller distribuert som ikke lett kan forstås, kan føre til personskader eller produktmisbruk, som begge kan ha negative konsekvenser for produsenten.

Det meste av det dokumentkontrollspesialister jobber med er bruksanvisninger og teknisk dokumentasjon som følger med elektroniske og teknologiske produkter. Når skriveteamet er ferdig med å samle denne informasjonen, gjennomgår dokumentkontrollspesialisten den og ser etter klarhet og nøyaktighet. Dette innebærer ofte bruk av et spesielt bransjespesifikt leksikon med meget tekniske termer. Disse begrepene må defineres og brukes konsekvent gjennom materialene. Når spesialister finner feil eller oppdager steder der det er behov for mer avklaring, vil de vanligvis sende de aktuelle dokumentene tilbake til skriveteamet.

Effektivitet i spesialistjobber for dokumentkontroll krever vanligvis en nøye oppmerksomhet på detaljer og egnethet for komplekst materiale. Spesialister trenger imidlertid vanligvis ikke å ha mye fagkompetanse. Det meste av tiden har dokumentspesialister lov til å lære seg inn- og utkjørsler for bransjen på jobben. Unntak eksisterer for prosjekter på militær- og nasjonalt forsvarsarena, fordi disse spesialistene vanligvis må ha førstehånds kunnskap om delene som bygges og beskrives. I de fleste andre sammenhenger er imidlertid en bachelorgrad, erfaring med skriving og redigering og sterke organisatoriske ferdigheter de eneste kravene.

Utenfor ingeniørvitenskap og vitenskap brukes begrepet "dokumentkontrollspesialist" noen ganger, om enn sjelden, på ansatte på etableringsnivå som ofte er lite mer enn postkontorer. Disse ansatte håndterer tilstrømningen av dokumenter, behandler notater og sorterer inngående og utgående post. Denne typen profesjonelle og de som jobber i toppklasse i produksjon har lite til felles bortsett fra stillingstittel.