Hva gjør en dokumentindekser?
Det er en dokumentindeksers jobb å sortere og klassifisere dokumenter slik at de enkelt kan hentes for senere visning. Disse personene kan jobbe i en rekke omgivelser, inkludert offentlige etater, sykehus og universiteter. Å utføre denne jobben bra krever vanligvis en person som er ekstremt organisert og i stand til å jobbe selvstendig. Generelt sett inkluderer arbeidsoppgavene til en dokumentindekser å sortere nye dokumenter, hente eksisterende dokumenter, fjerne unødvendige dokumenter, svare på henvendelser og utføre forskjellige geistlige plikter.
En av de viktigste oppgavene til en dokumentindekser er å sortere gjennom nye dokumenter og plassere dem på sine rette steder. Hvis han for eksempel jobber på et universitet, kan en dokumentindekser klassifisere studentjournaler og sortere dem alfabetisk. Hvis han jobber i et tinghus, kan han sortere kriminelle poster. Denne praksisen krever at en person følger retningslinjene på arbeidsplassen og opprettholder nøyaktigheten. Et dokument plassert i et feil område kan by på fremtidige problemer.
Innhenting av eksisterende dokumenter spiller også en stor rolle i denne stillingen. Hver gang en person trenger å se et dokument, er det dokumentansvarliges ansvar å raskt skaffe det. Når det gjelder et universitet, kan det hende at han må hente en students filer for å bestemme hvilke klasser som må tas neste semester. Dette er grunnen til at det er så viktig for en dokumentindekser å være organisert og klassifisere alle dokumenter riktig.
For å forhindre rot og opprettholde orden, er det en annen jobbplikt å fjerne unødvendige dokumenter. Dette innebærer typisk å kvitte seg med utgåtte dokumenter som ikke lenger er relevante. Et eksempel kan være å fjerne studentjournaler etter at studenten er ferdig utdannet. I noen tilfeller vil disse filene overføres til en egen kasse. I andre vil en dokumentindekser ødelegge dem i henhold til firmaprotokoll.
Sammen med dette vil han ofte bli bedt om å svare på henvendelser angående visse dokumenter. Dette kan involvere spørsmål fra publikum, kolleger eller veiledere. Når dette skjer, må en dokumentindekser finne riktig dokument og gi svar. Dette aspektet av jobben krever at en person har noen mellommenneskelige ferdigheter.
I tillegg vil en dokumentindeksør også være ansvarlig for å utføre forskjellige geistlige plikter. For eksempel kan det hende at han må svare på telefonsamtaler, sende ut fakser eller ta med post til de aktuelle personene. Hvis arbeidsplassen er travlere enn vanlig, kan det hende at han må hjelpe sekretæren eller andre avdelinger. Følgelig må han være allsidig og kunne improvisere når det er nødvendig.