Hva gjør en dokumentprosessor?

En dokumentprosessor håndterer innkommende dokumenter og dataregistrering for å holde driften jevn. Finansinstitusjoner, advokatfirmaer, forsikringsselskaper og helsepersonell bruker blant annet dokumentbehandlere. Det kreves ingen spesiell opplæring for stillinger på dette feltet, med mindre folk har interesse av avanserte tilsynsroller. Noen arbeidsgivere kan kreve college grader eller spesielle sertifiseringer fra veiledere slik at de kan utføre jobbene sine mer effektivt, mens andre kan fremme erfarent personell uten spesialopplæring.

Når dokumenter ankommer på stedet, gjennomgår dokumentprosessoren dem for å sikre at de er korrekte og fullstendige. Hvis de ikke er det, kan de sendes tilbake til den opprinnelige kunden eller medarbeideren. I en bank er for eksempel låneansvarlig ansvarlig for å skaffe inn en komplett lånepakke. Hvis dokumenter mangler eller ikke er nøyaktige, kan dokumentprosessoren returnere dem til låneansvarlig for å fikse problemet før du fortsetter lånesøknadsprosessen.

Komplette dokumenter kan legges inn i databaser, enten ved å overføre informasjon manuelt eller skanne dem. Dokumentbehandlere arkiverer originalene, bruker selskapets arkiveringssystem og sørger for at den digitale filen inneholder notater om fysisk beliggenhet, eller makulerer dem etter å ha produsert juridisk akseptable faksimiler. Etter at all informasjonen er verifisert, kan dokumentprosessoren frigjøre den til systemet for bruk av annet personell. Folk kan oppsøke de fysiske dokumentene som referanse, eller se på de digitale postene for å samle informasjon for å støtte aktiviteter som opprinnelige forsikringsbetalinger eller bekrefte en klients status hos et advokatfirma.

Denne jobben krever komfort og kjent med arkiveringssystemer, håndtering av sensitivt materiale og arbeid med databaser. Noen dokumentprosessorer har spesialopplæring for å håndtere oppgaver som medisinsk fakturering og koding, eller foreløpig gjennomgang av pantesøknader. Andre fokuserer på dataregistrering og lagring og trenger kanskje ikke spesielle ferdigheter. Muligheter for kundeinteraksjon er vanligvis begrenset for en dokumentprosessor, med mindre oppgaven er å kontakte kunder for å be dem om å adressere ufullstendige dokumenter.

Arbeidsmiljøet er vanligvis likt det på de fleste kontorer. Dokumentbehandlere kan bruke lange timer foran datamaskinen og trenger å kunne håndtere litt bøying og løfting for å få tilgang til poster. Pauser er vanligvis strukturert i løpet av dagen, og arbeidet kan være mer selvstyrt, da folk ikke trenger direkte tilsyn hele tiden når de håndterer grunnleggende oppgaver knyttet til behandling av dokumenter. Mennesker med interesse for lederroller kan trenge å satse på ekstra opplæring eller sertifisering, samt demonstrere kompetanse og vilje til å lære på arbeidsplassen.