Hva gjør en generell administrator?

En generell administrator er også kjent som en kontorsjef eller administrativ assistent. Mens stillingsbeskrivelser vil variere noe etter selskap, kan den generelle administratoren være ansvarlig for å håndtere all korrespondanse, svare på telefonlinjer, ta meldinger, utarbeide rapporter og andre generelle kontoroppgaver. I noen tilfeller kan generelle administratorer trenge spesialisert opplæring for å fullføre noen av disse oppgavene i svært tekniske kontormiljøer. Begrepet brukes ofte om kontorjobber i engelsktalende land utenfor Nord-Amerika.

Et hovedansvar for en generell administrator er å håndtere all korrespondanse, ikke bare sjekke innkommende post og sørge for at den kommer til den aktuelle personen, men også skrive korrespondanse for utgående post. Noen generelle administratorer må kanskje gå til postkontoret for å hente posten, men ofte blir posten levert til et sentralt sted på et kontor for videre distribusjon. Denne plikten er svært viktig for mange virksomheter, som kan ha bud eller andre dokumenter som må undersøkes under stramme tidsfrister.

I noen kontormiljøer er en generell administrator ansvarlig for å utarbeide rapporter i en rekke programvareplattformer. Derfor krever disse stillingene en god forståelse av kontorprogramvare, inkludert produkter som brukes til tekstbehandling, regneark og lysbildefremstillinger. Ofte er den generelle administratoren ansvarlig for å ta den rå informasjonen og sette den i et format som er tiltalende og presentabel. En veileder vil vanligvis melde seg på det ferdige produktet før det sendes ut.

Med bruk av direkte utvidelser og telefonsvarer er jobben til en generell administrator angående besvarelse og overføring av telefonsamtaler noe redusert på de fleste kontorer. Det er imidlertid ganger når den ansatte kan bli bedt om å svare på telefoner for sjefen eller andre ledere. Noen saker kan kanskje ikke vente, og det er opp til administratoren å forstå situasjonen og komme med et passende svar. Videre foretrekker noen ledere at en frontkontor ser på telefonsamtaler før du sender dem gjennom.

En annen måte generelle administratorer kan tilby administrativ støtte er gjennom databaseadministrasjon. For eksempel, hvis selskapet har medlemskap eller trenger å opprettholde en salgsliste, er dette en plikt som kan falle for den generelle administratoren. Det er opp til denne personen å sørge for at databasen ikke har utdatert informasjon for å opprettholde pålitelig kontakt med klienter.

På noen kontorer er den generelle administratoren også ansvarlig for å sette og opprettholde planen for en eller flere ledere. I denne situasjonen vil administratoren sette opp møter, bekrefte avtaler og prøve å holde dagen i plan så mye som mulig. Dette kan også omfatte å arrangere reiseplaner.