Hva gjør en tilskuddsadministrator?

En tilskuddsadministrator har ansvaret for å bevilge tilskudd i en organisasjon eller selskap. Administratoren behandler papirene og søknadene, gir ut tilskuddene og sørger for at pengene blir brukt i henhold til vilkårene som er lagt ut. En tilskuddsadministrator vil ofte forholde seg til fem eller flere klienter om gangen, holde oversikt over detaljer og dele ut midler som passer for hver enkelt. De fleste budsjetter som gir administratorer arbeid med for hver klient er mellom to og fem millioner amerikanske dollar.

For å bli tilskuddsadministrator, er det ingen spesifikke kurs å ta, selv om en bachelorgrad er påkrevd. Det anbefales å studere et forskningsrelatert felt fordi det er det området der de fleste klienter ønsker tilskudd. Etter å ha mottatt en bachelorgrad, bli sertifisert i tilskuddsforvaltning. Seminarer tilbys av grupper som National Grants Management Association (NGMA), og tilskuddsadministratorer har muligheten til å ta et av tre forskjellige spor innen tilskuddsstyring: føderalt spor, pass-track eller mottakerspor.

En tilskuddsadministrator som jobber i det føderale sporet, har vanligvis en regjeringsjobb; han eller hun håndterer tilskudd gitt av regjeringen. Gjennomføringssporet er et aspekt av tilskuddsstyring der tilskuddsadministratoren jobber tett med tilskuddsmottakeren, instruerer og lærer dem om prosessen og ansvaret som er forbundet med å få et tilskudd. I mottakersporet fokuserer administratorerjobber på å hjelpe de som har behov for tilskudd for å søke dem. Når sertifiseringen er fullført, kan det skaffes en tilskuddsadministratorjobb. Når han eller hun begynner å øve, foreslås det på det sterkeste at administratoren tar 16 dagers treningskurs per år for å følge med på endringer i feltet og nye prosesser og prosedyrer for å administrere tilskudd.

Den mest grunnleggende rollen som tilskuddsadministratorer er å behandle og klargjøre tilskuddssøknadene. Dette innebærer å gjennomgå kundenes budsjetter, gi tilskuddsveiledning til klienter, innhente nødvendige dokumenter og godkjenninger før bevilgningen kan utstedes, legge inn data i organisasjonens system for å holde oversikt over tildelte distribusjoner, montere alle utfylte og signerte dokumenter og overføre disse dokumentene til passende personell. En annen plikt er prosjektadministrasjon. Dette innebærer å forklare vilkårene for tilskuddet, sikre at oppfølgingsprosedyrene blir ivaretatt på riktig måte, registrere viktige datoer og betalinger, opprette og administrere innkjøpsordrer og overvåke betalinger. I løpet av det siste trinnet, betaling, søker tilskuddsadministratoren nødvendige økonomiske rapporter fra klienten, verifiserer betalingsposter, studerer økonomiske rapporter, gjennomgår fakturaer og registrerer kvitteringer.