Hva gjør en hotellkjøpssjef?

En hotellinnkjøpssjef forhandler kontrakter med leverandører og administrerer mange elementer av den daglige driften på et bestemt sted eller en hotellkjede. Søkere til disse jobbene er vanligvis pålagt å ha fullført et studentereksamen i forretningsadministrasjon, gjestfrihetsadministrasjon eller et beslektet emne. I tillegg foretrekker mange arbeidsgivere å ansette personer som har tidligere erfaring med å jobbe innen hotell- eller gjestfrihetsnæringen.

Hotell kjøper jevnlig forsyninger med mat og drikke fra leverandører, og disse matvarene selges gjennom interne butikker eller i baren og restauranten. Hotellinnkjøpssjefen må kontakte distribusjonsselskaper og forhandle avtaler for å få bulk bestillinger av leveranser levert til nettstedet. Ved å gjøre dette må lederen sørge for at bygningen har tilstrekkelig lagringsplass til å inneholde disse varene og at forsyningene ikke går ut før bruk. Forsyningskontrakter kan forbli i kraft i uker, måneder eller år, og i løpet av tid kan en hotellinnkjøpssjef forsøke å reforhandle slike avtaler hvis andre leverandører begynner å tilby forsyningspakker med lavere kostnad.

Bortsett fra bedervelige varer, må en hotellinnkjøpssjef også skaffe varige varer som møbler, sengetøy og datautstyr. En leder kan inngå forhandlinger med flere firmaer før han samtykker til en leveringsordning. Noen typer varer og utstyr kjøpes sjelden, i så fall er tilbudsavtaler ofte engangshendelser. Andre typer varige varer må skiftes ut relativt raskt på grunn av tung bruk, i hvilket tilfelle lederen kan inngå en langsiktig kontrakt med en bestemt leverandør.

Etter å ha kjøpt de nødvendige varene, må en leder ta kontakt med restaurant-, bar- og butikksjefer og sette prispoeng for forskjellige produkter som hotellets gjester kan kjøpe. Lederne prøver å prise varer konkurrerende slik at gjestene ikke blir fristet til å forlate bygningen og kjøpe samme type varer fra nærliggende forhandlere. Til tross for at de forsøker å holde prisene lave, må ledere også sørge for at salgsprisen på varer er tilstrekkelig høy til å dekke kostnadene for kjøp av varelager og andre kostnader som omsetningsavgift.

Innen store hotellkjeder kan en hotellinnkjøpssjef lede et team av innkjøpspartnere som hver har i oppgave å styre ett sted eller en type produkt. Ledere må sørge for at de samlede budsjettrammene ikke overskrides. For å oppnå dette kan det hende at lederen må bruke tid på å coache kolleger om forhandlingsteknikker og strategier.