Hva gjør en advokatfirma i resepsjonen?

På et advokatkontor samhandler et advokatfirma resepsjonist med klienter, utarbeider korrespondanse, tar seg av saksmapper og fakturerer de som har brukt firmaets tjenester. Som ansikt for advokatkontoret forventes resepsjonisten å utføre andre oppgaver som å holde arbeidsområdet sitt rent for å representere firmaet positivt. Hvis resepsjonisten også har sertifisering av paralegal, kan hun gi mer direkte støtte til kontormedlemmene.

Et resepsjonist for et advokatfirma er vanligvis den første personen som en klient møter når han går inn, ringer eller e-post advokatkontoret. Deretter må resepsjonisten svare på eller dirigere anrop eller annen korrespondanse, hilse på klienten og gi så mye informasjon som mulig. Hun kan også henvise klientene til forfriskninger i lobbyen, eskortere klienten til advokatkontoret eller fortelle klienten hvor lang ventetid vil være for å se advokaten hvis klienten ikke har en avtale. Utmerkede sosiale og muntlige kommunikasjonsevner er et must for disse oppgavene.

En annen oppgave et advokatfirma resepsjonist vanligvis fullfører er å utarbeide korrespondanse. Noe av korrespondansen er ganske enkel, for eksempel å svare på en e-post angående tilgjengeligheten eller gebyrene til advokaten (e). Annen korrespondanse er mye mer sammensatt, for eksempel brev til andre advokater eller domstoler. For denne korrespondansen må resepsjonisten ha tilstrekkelig forståelse av juridiske terminologier og forskrifter.

I noen advokatfirmaer er det også advokatfirmaets resepsjonists plikt å opprette, vedlikeholde og hente saksmapper for advokaten (e). Ofte gjøres dette elektronisk via databaser for å øke effektiviteten og spare plass på kontoret, så juridiske resepsjonister må være komfortable med å bruke datamaskiner og relatert teknologi. Hvis en advokat trenger spesifikke dokumenter som er skrevet ut og samlet for referanse og bruk utenfor kontoret, håndterer resepsjonisten også disse behovene. Hun burde kunne gjøre dette raskt, for eksempel hvis advokaten trenger å skynde seg til en rettsmøte. Mye av informasjonen i klientfiler er konfidensiell, så et advokatfirma resepsjonist må kunne holde filene trygge via programvare eller andre mekanismer som skuff, skap eller sikkerhetslåser.

Noen advokater forventer også at et advokatfirma resepsjonist håndterer aspekter ved fakturering. Dette inkluderer å levere kvitteringer og fakturaer, varsle kunder om utestående kostnader, informere klienter om betalingsmetodene som er akseptert og sette opp og overvåke firmaets bank- eller andre kontoer. Hvis resepsjonisten oppdager en faktureringsfeil, må hun ta skritt for å rette opp feilen, for eksempel å utstede en refusjonssjekk eller tilby kunden kreditt.

I likhet med andre resepsjonister, forventes et advokatfirma resepsjonist å utføre "andre oppgaver som tilordnet." For generelle oppgaver kan dette bety alt fra å ta en kopp kaffe til en viktig klient eller sette opp noen dekorasjoner på kontoret på høytider. I noen tilfeller er advokatfirmaets resepsjonister doble som paralegals. I så fall gir de mer direkte støtte til advokaten, ofte ledsager advokaten for retten og driver primær saksundersøkelse.