Hva gjør en administrasjonsassistent?
En lederassistent, også kjent som en administrerende sekretær, gir hjelp til en eller flere ledere på seniornivå. Denne personen kan støtte presidenten, administrerende direktør, visepresident eller avdelingsleder i en organisasjon. Plikter kan være relatert til administrative funksjoner som er spesifikke for utøvende og organisasjons behov. Arbeidsansvar for en lederassistent går vanligvis ut over generelle geistlige funksjoner for å involvere komplekse oppgaver som analytisk forskning og rapportforberedelse. En lederassistent kan også føre tilsyn med andre geistlige ansatte i organisasjonen.
En person ansatt som lederassistent er ansvarlig for å håndtere de administrative funksjonene for enten en eller flere toppledere. Det administrative ansvaret som den utøvende er ansvarlig for i organisasjonen tildeles vanligvis denne personen. Mye av denne administrative støtten inkluderer utarbeidelse av notater, e-post og annen korrespondanse på den utøvende vegne. Denne personen opprettholder et arkiveringssystem, svarer på telefonsamtaler og ruter meldinger. Ekstra plikter kan innebære sortering av post og faks.
Å utføre ansvar effektivt kan kreve å ha gode organisasjonsevner og muligheten til å multioppgave. Utøvende sekretær kan være ansvarlig for å organisere møter og konferanser. Dette kan også kreve koordinering av flere tidsplaner og håndtering av alle detaljene knyttet til møtet. Generelt er forberedelse av agendaen og bestilling av måltider eller forfriskninger også en del av denne persons ansvar.
Når den utøvende må reise for virksomhet, er administrasjonsassistenten vanligvis ansvarlig for å sikre flyselskaper, leiebil og hotellopplegg etter behov. Ledelsesassistenter vil ofte opprettholde lederens kalender og holde ledelsen oppmerksom på daglige og kommende avtaler, møter og selskapsrelaterte reiser. Han vil vanligvis utarbeide presentasjonsmateriell for sjefen sin som er knyttet til møtene.
Mye av de administrative oppgavene som er tildelt lederassistenten avhenger av hva den utøvende er villig til å delegere. Dette kan føre til mer komplekse oppgaver utover de grunnleggende geistlige plikter som vanligvis kreves for noen som bistår en annen person. Et eksempel på disse komplekse oppgavene er å utarbeide og distribuere rapporter.
Kunnskap om dataprogrammer med middels eller avanserte ferdigheter er vanligvis essensielt for å utføre oppgaver med minimum tilsyn. Administrasjonsassistenten kan også administrere spesielle prosjekter relatert til hele organisasjonen og vedlikeholde databaser. Avhengig av størrelsen på selskapet, kan HR-generalistoppgaver også være en del av hans daglige ansvar.
Et annet ansvar for noen ledelsesassistenter kan også innebære tilsyn med funksjonærer på lavere nivå i organisasjonen. Dette krever å ha lederegenskaper og lederegenskaper. Det er mulig at lederassistenten må planlegge, tilordne og overvåke arbeidsflyten til de geistlige ansatte i avdelingen. Sammen med tilsyn er assistenten typisk den som går til den daglige kontoroperasjonen når det gjelder kontorutstyr eller bygningsvedlikeholdsproblemer.