Hva gjør en medisinsk kontoradministrator?
En medisinsk kontoradministrator, også noen ganger kalt en medisinsk sekretær eller kontorassistent, er hovedansvarlig for å svare på telefoner, planlegge avtaler og administrere pasientfiler i en helseklinikk eller et annet medisinsk kontor. Disse fagfolkene jobber ofte direkte for leger og sykepleiere, men kan også være ansatt ved sykehus, akutte omsorgssentre og assistert bo- eller hospitsanlegg. Arbeidet er vanligvis likt uansett innstilling, og har en tendens til å sentrere seg rundt sekretærlige og grunnleggende papirstyringsoppgaver.
Direkte pasientinteraksjon
I de fleste legekontorer er administratoren den første personen pasienter ser når de kommer inn. Han eller hun sitter vanligvis ved et skrivebord i nærheten av inngangspartiet, og har vanligvis ansvaret for å sjekke folk inn, svare på spørsmål og sørge for at pasienter føler seg på letthet. Avhengig av kontoret, kan denne personen også ha ansvaret for å styre venterommet, inkludert å holde det ryddig og sørge for at det er distraksjoner som lesemateriell, leker eller passende TV-show tilgjengelig.
Å håndtere papirarbeid som pasienter trenger å fylle ut er også en del av jobben de fleste steder. Administratorer samler og registrerer typisk forsikringsinformasjon og sykehistoriske skjemaer og avsløringer, og ber vanligvis også om eventuelle innbetalinger eller regningstidspunkt som skal betales.
Besvare anrop og administrere kalendere
Å bemanne telefonene er en annen virkelig viktig del av denne profesjonelle sitt arbeid. Folk som ringer legekontorer snakker vanligvis med en administrator, i det minste først, spesielt for ting som å få veibeskrivelse til kontoret eller planlegge en avtale. I tilfelle en medisinsk nødsituasjon, vil skrivebordsarbeideren vanligvis videresende samtalen videre til lege eller sykepleier, ellers ta en veldig detaljert beskjed og gi den viktigste informasjonen videre til den medisinske eksperten "på vakt."
Jobben krever også vanligvis mye kyndig når det gjelder planlegging og organisering av tid. Administratorer oppretter og administrerer vanligvis kalendere for avtaler, pasientkonsultasjoner og viktige møter som de må holde kontinuerlig oppdatert. Når leger, sykepleiere eller annet medisinsk fagfolk kjører etter planen eller må gå glipp av dager, er det vanligvis administratorens jobb å justere ting. Å ringe pasienter, omplanlegge hendelser og flytte avtaler på et øyeblikks varsel kan være en kjerne del av arbeidet.
Kontorarbeid
Den medisinske verdenen er en som er sterkt journalavhengig, og en av medisinalkontorets største jobber er å holde papirer og skrevne filer i orden. Dette starter vanligvis med pasientjournaler. Administratoren må vanligvis utvikle et system for å holde filer oppdaterte og tilgjengelige, noe som ofte innebærer databehandling og elektronisk journalføring. De fleste moderne kontorer bruker en kombinasjon av digitale og papirbaserte filer, og å organisere og assimilere de to kan være en større oppgave enn det ser ut til.
Kontoradministratorer kan også være ansvarlige for å håndtere korrespondanse og håndtere ting som verktøyregninger og lønnsstyring. Mye av dette avhenger av størrelsen på kontoret det dreier seg om - store operasjoner som sykehus har ofte spesifikke faktureringsavdelinger som vil håndtere økonomiske saker, men i mindre praksis faller disse tingene ofte til personen som sitter i resepsjonen. Noen steder kan denne personen også håndtere forsikringspapirer, inkludert å utstede regninger til pasienter og administrere tredjepartsbetalinger.
Assisterende leger
Avhengig av kontoret, kan det også være nødvendig med en administrator å hjelpe det medisinske personalet med ting som diktat av poster, transkripsjon og forhåndsvisning av eksamenslokaler. Det kan også være nødvendig å bestille laboratorietester. I noen tilfeller behandler helsepersonell kontorpersonalet som personlige assistenter, og ber dem gjøre ting som å ordne personlig transport, foreta middagsreservasjoner eller samle tørrengjøring, selv om dette på ingen måte er en universell del av stillingsbeskrivelsen.
Ulike arbeidsinnstillinger
En medisinsk kontoradministrator kan jobbe mange forskjellige steder. Individuell praksis er noe av det vanligste, men jobben kan finnes nesten hvor som helst som pasienter og helsepersonell samhandler - sykehus, sykehjem og frittstående klinikker er bare noen få eksempler. Noen ganger er det også mulig å finne slike administratorer som jobber hjemmefra, ofte som "virtuelle assistenter." Det er ikke sikkert at leger og andre som driver små praksis har overhode til å ansette ansatte for å avtale avtaler og administrere ansettelser på heltid, men å komme fjernt hjelp noen timer i uken er ofte nyttig. Hjemme-arrangementer krever vanligvis tilgang til Internett og en dedikert telefonlinje for håndtering av medisinske anrop, men detaljene kan variere mye avhengig av omstendighetene.
Opplæring og pedagogiske krav
Arbeidsgivere stiller i stor grad egne krav når det gjelder å ansette administratorer for medisinske kontorer, men et videregående vitnemål eller tilsvarende er nesten alltid viktig. Erfaring med geistlig arbeid er også vanligvis en eiendel, og kunnskap om medisinsk fakturering og koding kan også være nyttig. Noen samfunnshøgskoler og fagskoler tilbyr kurs designet spesielt for å trene folk til å jobbe i medisinske kontorer. Selv om disse programmene på ingen måte garanterer å jobbe som medisinsk kontoradministrator, kan de gjøre det lettere for søkere å bli lagt merke til, særlig når det gjelder konkurransedyktige jobber eller ønskelige arbeidsgivere.