Hva gjør en planleggingskoordinator?
En planleggingskoordinator styrer i hovedsak en hendelse eller et møte for en person eller bedrift, noen ganger i stor skala. Vanlige koordinatorstillinger inkluderer bryllup, virksomhet, stevne og møtetyper, blant andre koordinatorer som kan eksistere i en rekke bransjer. Disse personene ser en hendelse fra start til slutt, og involverer bare en klient når en større beslutning eller endring av planen er nødvendig. Noen vanlige oppgaver for en planleggingskoordinator inkluderer valg av en møteplass, oversikt over klientens behov og miljø, og anskaffelse av mat og drikke i tillegg til koordinering av alle aktiviteter blant leverandører og avvikling av arrangementet for klienten. Ikke alle hendelser er de samme, noe som gjør denne karrieren givende for de som liker variasjon i en jobb.
Formell utdanning er ikke alltid nødvendig for en planleggingskoordinator, selv om det ikke betyr at denne karrieren er ufaglært. Mens en stor organisasjon som leier ut koordinatorer til kunder kan kreve en høyskole grad, jobber mange individer som entreprenører med liten formell utdanning. Vanlige grader som gjelder denne karriereveien inkluderer PR, hotell- og gjestfrihetsstyring, kommunikasjon eller markedsføring. I noen tilfeller kan en person som velger å jobbe med bedriftskunder finne en høgskolegrad nyttig for å plassere ferdighetene sine over en annen planleggingskoordinator. Opplæring kan også være nødvendig når en person finner en jobb i en organisasjon som ansetter flere typer koordinatorer.
Når en planleggingskoordinator først er i kontakt med en klient, prøver han eller hun å finne ut av type hendelse og hva klienten ønsker. Erfarne koordinatorer har ofte porteføljer av tidligere møter eller arrangementer de kan bruke som eksempler for nye klienter. Vanlige beslutninger for arrangementer inkluderer beliggenhet, formalitetsnivå, type mat, lengde på visse aktiviteter og en rekke andre. Det kan ta uker eller måneder å planlegge de fleste møter og arrangementer, avhengig av størrelser og omfang. For eksempel kan bryllupskoordinatorer ta nesten et år å planlegge en begivenhet basert på klientens behov og ønsker.
De fleste arrangementer en planleggingskoordinator jobber med, krever utmerkede ferdigheter innen tidsstyring og organisering. Ekstremt vellykkede koordinatorer finner ofte talentene sine trukket i mange retninger med flere klienter og arrangementer som skjer på en gang. Mens noen koordinatorer kan finne dette fysisk og følelsesmessig tappende, kan andre synes det er energisk å se at en stor begivenhet blir utført. Mange planleggingskoordinatorer kan også delta på arrangementet og føre tilsyn med flere aktiviteter, slik at de kan jobbe direkte med de fremmøtte. Det kan også være givende å se en storstilt produksjon på sin fullstendighetshøyde.