Hva gjør en anskaffelsesanalytiker?

Bedrifter må opprettholde et sunt gevinstnivå, og etablering av strenge budsjettprotokoller relatert til utgifter er en del av denne prosessen. I innkjøpsavdelingen eier anskaffelsesanalytikeren dette ansvaret. Han eller hun vil fungere som en forbindelse mellom hans eller hennes organisasjon, organisasjonens økonomiavdeling og selskapets leverandører eller potensielle leverandører. Ansvarlig for både å etablere og følge retningslinjer for anskaffelser, en anskaffelsesanalytiker bidrar til den overordnede økonomiske strategien til organisasjonen. Evaluering av potensielle og etablerte leverandører er en del av denne prosessen, samt forhandlinger om avtaler og priser for å skaffe varer, tjenester eller forsyninger.

En anskaffelsesanalytiker vil ofte fullføre forespørsler om informasjon (RFIs), som i et vurderingsverktøy som brukes til å samle inn data som nøyaktig måler styrkene og evnene til potensielle leverandører, så vel som å avdekke svakheter som kan påvirke analytikernes organisatoriske økonomiske strategi. I tillegg kan han eller hun også utarbeide forespørsler om forslag (RFP), og ber leverandører om å sende inn bud på tjenester, varer eller rekvisita for å støtte organisatoriske mål. Ved innsamling av dataene i RFI-er og RFP-er vil han eller hun analysere tilgjengelig informasjon for å gjøre avgjørelser angående leverandører og vanligvis avgjøre med å velge en av flere leverandører for kontrakt.

Forhandling er den neste fasen av prosessen der anskaffelsesanalytikeren vil forhandle med de valgte leverandørene om avtalevilkårene. Denne prosessen er vanligvis fokusert på å dokumentere klare forventninger som kreves av begge parter, samt å etablere endelige prisstrukturer. Videre har anskaffelsesanalytikeren ofte ansvaret for å utarbeide og fornye alle kontrakter mellom organisasjonen og leverandørene. Endelige kontrakter må spesifisere alle retningslinjer og bestemmelser som er formulert i avtalen, inkludert, men ikke begrenset til, kjøpte varer og tjenester, avtalelengde, tidsrammer som forventes for levering av varer eller tjenester, forventninger med hensyn til kvalitet og mengder og klar betalingsbetingelser.

Etablering av et arbeidsforhold med leverandøren er av avgjørende betydning, og når anskaffelsen er etablert, vil analytikeren bruke sine dataanalysefunksjoner for å sammenligne leverandørvilkår og ytelse med markedsdata. Analyse av gjeldende markedstrender og prognoser for fremtidig ytelse av varer og tjenester i det åpne markedet vil gi relevante data brukt i anbefaling av innkjøpsstrategier som er i tråd med organisasjonens økonomiske mål. Derfor vil en anskaffelsesanalytiker bruke mye tid på å oversette rå data til informasjon som kan brukes til å ta beslutninger.