Hva gjør en programstøtteassistent?

En programstøtteassistent gir omfattende administrativ og geistlig støtte i sammenheng med et program sponset av en organisasjon eller institusjon. Vanligvis vil programstøtteassistenten tilby forskjellige rutinemessige funksjonelle støttetjenester, for eksempel å håndtere korrespondanse, lage reisearrangementer og vedlikeholde filer. I tillegg kan imidlertid støtteassistenten også påta seg ansvaret for å håndtere kommunikasjon med klienter, rekrutter eller andre parter utenfor programmet. I tillegg kan han være ansvarlig for å skrive brosjyrer, nyhetsbrev og rapporter. I mange tilfeller kan programstøtteassistenten også være pålagt å ha omfattende datakunnskap, ettersom han kan være ansvarlig for å opprettholde programfiler og regneark og for å utføre betydelige mengder forskning. Det nøyaktige ansvaret vil vanligvis variere fra arbeidsgiver og assistentens kunnskaper og ferdigheter.

Mange offentlige og private organisasjoner sponser en rekke programmer som kan kreve tjenester fra dedikerte ansatte. Selv om programmer som ikke har betydelig finansiering kan forplikte de ansatte til å utføre eget administrativt og geistlig arbeid, er det i noen tilfeller nok penger i budsjettet til å ansette en assistent for programstøtte. Kvalifikasjonene for denne stillingen vil variere av ansettelsesorganisasjonen, men mange ansettelsesledere foretrekker å ansette en assistent med betydelig erfaring i administrativt, sekretærlig eller geistlig arbeid. I tillegg kan det hende at programstøtteassistenten må ha erfaring med å jobbe med ulike typer kontorprogramvare, og i noen tilfeller kan det også hende at du trenger å ha god forståelse av forskjellige databaser. Avdelingen kan stole på at programstøtteassistenten skal gjøre en betydelig mengde skriving og forskning, noe som kan bety at en ansettelsesansvarlig vil at assistenten skal ha en universitetsgrad.

I noen sammenhenger kan en programstøtteassistent også delta i opplæring av både programansatte og klienter. Siden assistenten typisk vil ha betydelig kunnskap om programmets operasjoner og mål, kan støtteassistenten bli bedt om å produsere treningsmateriell og orientere nyansatte og klienter til programmets retningslinjer og prosedyrer. I situasjoner der programmet har behov for ytterligere finansiering, bemanning eller annen type støtte, kan assistenten bli bedt om å gi innspill til programmets behov, og det kan også bli bedt om å utarbeide dokumentasjon og forskning som kan legges til til støtteforespørselen.

I mange tilfeller kan en programstøtteassistent ha et omfattende ansvar innen reise- og arrangementshåndtering. Som sådan kan det ofte være nyttig for assistenten å ha litt kunnskap om lokale reisealternativer og hendelsesplanlegging. Det kan hende at det kreves støtteassistent å ordne flybilletter for gjestene, så vel som lokal transport og hotellovernatting. I tillegg kan hun også bli pålagt å samarbeide med ledere for lokale møterom for å sikre at konferansen går jevnt.