Hva gjør en prosjektadministrator?
En typisk prosjektadministrator stillingsbeskrivelse innebærer tilsyn og overvåking av alle aspekter av et bestemt prosjekt. Spesifikt må en ansatt i denne stillingen sørge for at prosjektets mål og tidslinjer blir oppfylt uten å overskride budsjettbegrensningene. En prosjektadministrator er også ansvarlig for å utarbeide prosjektrapporter og er vanligvis pålagt å sende regelmessige rapporter til en prosjektdirektør.
Eksakte prosjektadministratoroppgaver kan variere, men alle er vanligvis ansvarlige for den daglige driften av et bestemt prosjekt. I tillegg til å overvåke budsjetter, spore tidslinjer og utarbeide fremdriftsrapporter, kan administratoren av et prosjekt også være ansvarlig for å føre tilsyn med flere ansatte og entreprenører i et forsøk på å sikre at prosjektets mål blir profesjonelt oppfylt. Prosjektadministratorer finnes i en rekke bransjer, inkludert eiendommer, bygg, kommersiell, offentlig og nonprofit industri.
De fleste prosjektadministratorjobber krever høyskoleutdanning, i tillegg til betydelig erfaring med å administrere prosjekter eller brukt tid på å jobbe som assistentadministrator. Mange som for tiden er ansatt på dette feltet har en grad i regnskap eller forretningsadministrasjon og ledelse. Noen mennesker oppfyller visse krav til prosjektadministratorer på grunn av opplæring på jobben, men denne ruten tar vanligvis flere års arbeidserfaring og opplæring før en person kan betraktes som en kvalifisert kandidat.
Prosjektadministratorer er ofte pålagt å sende dokumenter, sende regneark og utføre en rekke datamaskinrelaterte oppgaver. Noen arbeidsgivere kan til og med kreve at en administrator jobber med spesialisert programvare for rapportering og sporing. Administratorer som er tildelt å jobbe med prosjekter, må derfor være datakyndige og lett kunne tilegne seg nye teknologiske ferdigheter etter behov.
For å kunne føre tilsyn med budsjetter, ansatte, tidslinjer og viktige funksjoner på riktig måte, må en prosjektadministrator kunne utføre flere oppgaver kompetent. Slikt krever andre ferdigheter, inkludert god organisering og sterke tidsstyringsevner. For å kunne jobbe godt med nøkkelpersoner og ledelsesmedlemmer, må en administrator også ha sterke skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner.
Jobber som krever at selskaper skal by på kontrakter eller søke om tilskuddsstøtte, er ofte avhengige av en prosjektadministrator for å bidra med kunnskap og kompetanse i å forberede seg på denne innsatsen. Spesielt kan en prosjektadministrator bli bedt om å komme med innspill når et selskap evaluerer forslag og kan bli bedt om å bidra til utarbeidelse av forslag ved å lage linjeposter i et budsjett, samt ved å identifisere hvor mange ansatte fremtidig prosjekt kan kreve dersom en kontrakt tildeles.