Hva gjør en prosjektassistent?
En prosjektassistent hjelper vanligvis en prosjektleder eller en prosjektdirektør med de oppgaver som er nødvendige for å utføre en jobb. I de fleste tilfeller inkluderer dette geistlige og administrative funksjoner. Prosjektassistenten kan også delta på møter og vil sannsynligvis være ansvarlig for å svare på spørsmål i prosjektlederens fravær. Avhengig av prosjektets størrelse, kan assistenten være dedikert til en enkelt jobb og prosjektleder eller hjelpe flere enn en leder på mer enn ett prosjekt samtidig.
Kjernen i en prosjektassistentjobb dreier seg generelt om geistlige og administrative oppgaver. De fleste prosjekter er avhengige av filer og regneark, inkludert tidslinjer, budsjetter og oppgavelister. Å holde disse oppdatert, kommunisere oppdateringene og dokumentere endringer er en kritisk del av prosjektledelsen og er plikter som vanligvis tillegger assistenten når det er en. Mange selskaper har spesifikke krav til hva som må dokumenteres og hva som må oppbevares i fysiske filer.
Andre typer papirarbeid faller ofte også til prosjektassistenten. Dette kan inkludere forespørsel og arkivering av forsikringsskjemaer og tillatelser, fylle ut innkjøpsordrer og mer. Det inkluderer ofte håndtering av korrespondanse, for eksempel å gi jevnlige rapporter og oppdateringer til klienten.
Prosjektassistenten vil ofte delta på møter og delta i konferansesamtaler. Dette inkluderer typisk både interne teammøter så vel som kundemøter. I mange tilfeller vil assistenten få i oppgave å ta notater fra møtet og utvikle og distribuere en møterapport etterpå. En viktig del av slike rapporter er identifisering av handlingsemner og tildeling av ansvar for hver enkelt. Det er også viktig å identifisere forfallsdato.
Mens prosjektlederen eller direktøren tradisjonelt har mer ansvar for å ta beslutninger, styre kundeforhold og sørge for at prosjektet holder seg på budsjett og i plan, må assistenten være klar over statusen til prosjektet til enhver tid fordi han kan bli bedt om å svare på spørsmål hvis lederen ikke er tilgjengelig. Prosjektledere kan være i møter, være syke eller på ferie når et teammedlem eller en klient, for eksempel, trenger en informasjon. Det er viktig å vite hvor man finner dataene.
En prosjektassistent som ikke er dedikert til et enkelt prosjekt, men heller er ansvarlig for å støtte flere ledere eller flere prosjekter, vil være ansvarlig for å utføre disse oppgavene for hvert prosjekt. Dette betyr at assistenten må være veldig organisert. Han må også kunne prioritere plikter og vite hva han skal gjøre når kravene til to eller flere prosjekter kommer i konflikt.