Hva gjør en prosjektassistent?
En prosjektassistent hjelper vanligvis en prosjektleder eller en prosjektdirektør med de som er nødvendige for å utføre en jobb. I de fleste tilfeller inkluderer dette geistlige og administrative funksjoner. Prosjektassistenten kan også delta på møter og vil sannsynligvis være ansvarlig for å svare på spørsmål i prosjektlederens fravær. Avhengig av størrelsen på prosjektet, kan assistenten være dedikert til en enkelt jobb og prosjektleder eller kan hjelpe mer enn en leder på mer enn ett prosjekt samtidig.
Kjernen i en prosjektassistents jobb dreier seg generelt om geistlige og administrative plikter. De fleste prosjekter er veldig avhengige av filer og regneark, inkludert tidslinjer, budsjetter og oppgavelister. Å holde disse oppdatert, kommunisere oppdateringene og dokumentere endringer er en kritisk del av prosjektledelsen og er plikter som generelt faller til assistenten når det er en. Mange selskaper har spesifikke krav angående hva som må dokumenteres og hva som må være KEPt i fysiske filer.
Andre typer papirer faller ofte også til prosjektassistenten. Dette kan omfatte å be om og arkivere forsikringsskjemaer og tillatelser, fylle ut innkjøpsordrer og mer. Det inkluderer ofte å håndtere korrespondanse, for eksempel å gi regelmessige rapporter og oppdateringer til klienten.
Prosjektassistenten vil ofte delta på møter og delta i konferansesamtaler. Dette inkluderer vanligvis både interne teammøter så vel som klientmøter. I mange tilfeller vil assistenten få i oppgave å ta notater fra møtet og utvikle og distribuere en møterapport etterpå. En viktig del av slike rapporter er identifisering av handlingselementer og tildeling av ansvar for hver. Det er også viktig å identifisere forfallsdatoer.
Mens prosjektleder eller direktør tradisjonelt har mer ansvar for å ta beslutninger, administrerer duing kundeforhold og sikre at prosjektet holder seg på budsjett og planlagt, må assistenten være klar over statusen til prosjektet til enhver tid fordi han kan bli bedt om å svare på spørsmål hvis lederen ikke er tilgjengelig. Prosjektledere kan være på møter, ut syke eller på ferie når for eksempel et stykke informasjon er nødvendig av et teammedlem eller en klient. Å vite hvor du kan finne dataene er kritiske.
En prosjektassistent som ikke er dedikert til et enkelt prosjekt, men heller er ansvarlig for å støtte flere ledere eller flere prosjekter, vil være ansvarlig for å utføre disse oppgavene for hvert prosjekt. Dette betyr at assistenten må være veldig organisert. Han må også kunne prioritere plikter og vite hva han skal gjøre når kravene til to eller flere prosjekter er i konflikt.