Hva gjør en prosjektkontroller?

I prosjektledelsens verden sikrer prosjektkontrollen prosjektets økonomiske helse. Hvert prosjekt som et selskap forsøker er en finansiell risiko. Prosjektkontrollerens jobb er å sikre at et selskap ikke kaster bort millioner av dollar på et prosjekt med en nettoformue på bare tusenvis. Prosjektkontrolløren er ofte prosjektlederen.

De fleste ressurser på et prosjekt har som mål å fullføre prosjektet. Bare den økonomiske delen av teamet har sine mål målt i dollar. Denne jobben kalles noen ganger en finansiell analytiker. Denne tittelen betyr at prosjektkontrolløren har det ytterste økonomiske ansvaret for prosjektaktiviteter.

Et prosjekt er definert som en midlertidig samling av arbeidsoppgaver designet for å oppnå et bestemt mål. Prosjekter kommer ofte ut av kontroll, men de skal til slutt være av verdi for selskapet. Hvert prosjekt har en liste over nødvendige oppgaver som kalles en kritisk vei. Så er det andre oppgaver, kalt tilknyttede oppgaver, som kanskje eller ikke kan skje langs den kritiske veien.

Et eksempel på en kritisk vei i et prosjekt for å fikse en bil med en dårlig motor ville være alle oppgaver forbundet med å reparere motoren. Tilhørende oppgaver kan være noe som å male bilen en ny farge, noe som ikke er helt avgjørende for å fullføre prosjektet. Prosjektkontrolløren ville se prosessen fra økonomiske perspektiv, se på kostnadene for bilen og hvordan man kan tjene på bilen. Deretter beregnet han marginen i prosjektet, og tok i betraktning de siste utgiftene fra prosjektlederen. Denne beregningen danner nettoverdien til prosjektet.

Prosjektkontrolleren skal være et sentralt element i prosjektstyringsprosessen, bare prosjekter med grønn belysning som har et overskudd eller effektivitetspotensial. Disse oversettes vanligvis til besparelser og gevinstpotensial for selskapet. Den overveldende tendensen er ofte å bruke for mye på prosjekter og fokusere på konkrete oppgaveorienterte mål, i stedet for økonomiske mål. Dette gjør at utviklingsteam, bygningsmannskaper og forskere bruker penger de ikke burde. Noen må se på denne prosessen, og prosjektkontrolleren er ansvarlig for å gjøre nettopp det.

Selv om prosjektkontrollens oppgave kanskje ikke høres for utfordrende ut, må han balansere alle sider og hensyn til et prosjekt. Han må bestemme hva som er nødvendig for å finansiere for å lykkes med prosjektet, samtidig som han bestemmer hvilken finansiering som kan kuttes som en unødvendig utgift. Det er noe av et gamble. Uansett hvor samvittighetsfullt prosjektkontrolløren gjør jobben sin, er det ingen garanti for at prosjektet noen gang vil realisere suksessen som ble spådd til å begynne med.