Hva gjør en prosjektplanlegging?

En prosjektplanlegger lager en hovedplan for et tildelt prosjekt som inkluderer tidslinjer, nødvendige ressurser, rekkefølgen på nødvendige oppgaver og ansvaret til hvert prosjektmedlem. Prosjektplanleggere er generelt dyktige til å bruke programvare for å registrere og spore denne informasjonen. De gjør også hyppige oppdateringer av den daglige prosjektplanen og gir tilbakemelding til teamet om hvordan de utførte oppgavene deres påvirker den samlede prosjektframgangen. Mange prosjektplanleggerjobber er innen felt som konstruksjon, programvareutvikling eller prosjektering. En planlegger jobber vanligvis tett med en prosjektleder for å sikre at prosjekt milepæler oppfylles effektivt og innenfor foreskrevne budsjettbegrensninger.

Typiske prosjektplanleggerjobber krever bruk av programvare for å legge inn starttider og frister for hver fase av et prosjekt. Denne tidslinjen er vanligvis koblet til et regneark med oppgaver som viser trinnene til fullføring på daglig eller noen ganger timebasis. Programvare for prosjektplanlegging vil vanligvis også inneholde plass for planleggeren til å registrere notater om oppgaver som må gjøres om, eller som kan falle bak resten av tidslinjen. I tilfelle av slike problemer vil en prosjektplanlegger normalt komme med levedyktige løsninger som å tildele ekstra ressurser eller delegere arbeid til forskjellige teammedlemmer.

Prosjektplanleggere planlegger ofte de nødvendige ressursene med innspill og veiledning fra prosjektlederen. En ressurs kan være en arbeider med et spesifikt ferdighetssett, et verktøy som en programvare eller et sett med byggematerialer. I bransjer som bygg, er en planlegger også vanligvis ansvarlig for å liste opp nødvendige materialer og verktøy, samt å merke hvilke prosjektoppgaver som vil kreve hver enkelt. Noen prosjektplanleggere kan være pålagt å undersøke de gjennomsnittlige kostnadene for materialer og hjelpe prosjektlederen med å planlegge den estimerte totale kostnaden basert på denne informasjonen.

Andre jobber for prosjektplanlegger innebærer å gi og motta tilbakemelding med forskjellige medlemmer av prosjektgruppen gjennom hele tidslinjen. En planlegger kreves vanligvis for å ha gode kommunikasjons- og mellommenneskelige ferdigheter for å oppnå et best mulig prosjektutfall. Endringer i timeplanen er vanligvis vanlig med forskjellige prosjekter, og en dyktig prosjektplanlegger er i stand til å minimere potensielle tilbakeslag fra slike endringer. Prosjektplanleggere er også vanligvis pålagt å holde teamet oppdatert om eventuelle endringer og for å gi dem all informasjon som er nødvendig for å holde oppgavene sine etter planen.