Hva gjør en forslagskoordinator?
En forslagskoordinator er en kritisk stilling i mange salgsselskaper. Oppgaver inkluderer innsamling av data fra en rekke bidragsytere på tvers av flere avdelinger eller funksjonsområder, formatering av forslag i henhold til innleveringskrav, sporing av frister og overvåking av status for innsendte forslag. En forslagskoordinator kan være dedikert til jobben i et stort selskap, eller, i et mindre selskap, kan ha tilleggsfunksjoner. Koordinatoren er ofte medlem av salgsteamet, men kan også være en del av markedsførings- eller forretningsutviklingsavdelingene.
Ethvert selskap som selger noe, det være seg et produkt eller en tjeneste, må skrive forslag. Dette kan være et svar på en forespørsel om priser, eller det kan være et proaktivt forsøk på å tjene penger. Noen forslag er ganske enkle og inneholder bare grunnleggende informasjon, for eksempel en liste over leveranser, vilkår og priser. Andre forslag, særlig forslag til store, komplekse jobber, er ganske lange og krever samling av mye informasjon.
Uansett graden av kompleksitet, må hvert forslag utvikles før det kan presenteres for kunden. Det er her en forslagskoordinator kommer inn. Jobben hans er å gjennomgå kravene til hvert forslag og utvikle et dokument som oppfyller alle disse kriteriene.
En av hovedoppgavene til en forslagskoordinator er å sette sammen priser. Dette kan omfatte beregning av produkt- og tjenestepriser, skatter, forsendelsesomkostninger og mer. I de fleste tilfeller er ikke koordinatoren ansvarlig for å generere prisingen eller bestemme påslag, men er heller ansvarlig for å innhente prisinformasjon fra den aktuelle parten eller partene og sette den inn i forslaget.
Andre typer informasjon må også plasseres i noen forslag. Når du for eksempel svarer på en budforespørsel, må et forslag inneholde all informasjon som er spesifisert av den forespørselen. Dette kan inkludere informasjon om kredittvurderinger, bruk av underleverandører og referanser. Bud kan også kreve at støttedokumentasjon, for eksempel bevis på forsikring, inkluderes i budresponsen. Forslagskoordinator vil være ansvarlig for å samle inn alle nødvendige data fra områder som regnskap, risikostyring, drift og innkjøp for å utvikle budresponsdokumentet.
I mange tilfeller er en forslagskoordinator ansvarlig for å administrere en tidsramme for forslaget. Dette kan inkludere påminnelse om bidragsytere når informasjonen skal gis og følge opp når informasjon ikke blir mottatt. Det betyr også å sikre at forslag blir levert innen forfallsdato. Noen forslagskoordinatorer holder også oversikt over forslag som er sendt inn og dokumenterer som er akseptert og som blir avvist.