Hva gjør en forslagssjef?

Vanligvis vil en forslagssjef ha ansvaret for å administrere alle organisasjonens forslag. Dette innebærer å koordinere forslagsprosessen, utarbeide de faktiske forslagene og presentere forslag for potensielle kunder. Forslagsansvarlig vil bruke betydelig tid på å gjennomgå forespørsler om forslag (RFPs), bekrefte krav med potensielle kunder, og deretter starte forslaget. Vanligvis arbeider han med en frist, vil han eller hun være ansvarlig for å delegere alle oppgaver som kreves for å fullføre et forslag, mens han fører tilsyn med skriving, redigering, illustrasjon og all annen produksjonsinnsats knyttet til forslaget. I tillegg vil vedkommende utvikle en forslagstidsplan, identifisere de mest presserende oppgavene og tildele forslagsprioriteringer i henhold til internt utviklede prosedyrer.

Når en forslagsjef mottar en RFP, vil han eller hun lese hele dokumentet, med fokus på å forstå klientens spesifikasjoner og forventninger, så vel som relevante tidsfrister og budsjett. I løpet av vurderingsprosessen vil forslagssjefen ofte notater og notere spørsmål som han eller hun vil avklare med kunden før du begynner. Derfra vil vedkommende utarbeide en forslagplan, skissere hvert trinn i forslaget så vel som dets krav, og skissere en tidsplan gjennom forslagets frist. Delegering av oppgaver er en del av planprosessen der lederen vil verve organisatoriske og underleverte ressurser samt kompetanse for å bidra med forslaget.

Effektivt tilsyn er sentralt i en leder for jobben når forslaget er i gang. Veiledende alle teammedlemmer i forslagsteamet, han eller hun vil spre nødvendig informasjon og føre tilsyn med produksjonen av alle forslagssider, inkludert både estetikk og skriftlig innhold. Ved å gjennomføre periodiske gjennomganger av fremdriften, vil vedkommende sørge for at forslaget er i samsvar med kundens forespørsel. Etter fullføring av det første utkastet, vil forvalter behandle utkastet for nøyaktighet og konsistens, samt for å sikre at forslaget stemmer overens med klientens forespørsler. Deretter vil vedkommende returnere dokumentet til forslagsteamet for alle revisjoner før de videresendes til den potensielle klienten.

Forsamlingslederen tjener som organisasjonens representant for forslag, og vil også avlegge regelmessige nettstedbesøk for å samhandle med kunder, i tillegg til å delta på anbudskonferanser. Etter godkjenning fra en klient angående et innsendt forslag, vil han eller hun også delta i sluttbehandling og gjennomføring av kontrakten. Ofte vil dette omfatte forhandlinger om endelige avtaler, samt orientering av organisasjonen ved oppstart av det foreslåtte arbeidet. Å gjennomføre personalmøter i tilfelle et forslag mislykkes, er også avgjørende for jobben.