Hva gjør en innkjøpsagent?
En innkjøpsagent er en profesjonell som har ansvaret for å opprettholde tilstrekkelige mengder viktige materialer til rådighet for driften av en virksomhet. I tillegg til å være opptatt av å sørge for at virksomheten har det den trenger for å produsere varer og tjenester, er agenten ofte aktivt involvert i oppgaven med å forhandle om priser for disse materialene. Et innkjøpsagent kan fungere alene i et lite selskap eller være en del av et innkjøpsteam for et større selskap.
En grunnleggende stillingsbeskrivelse for innkjøpsagent vil gi data om det spesifikke spekteret av oppgaver som er tildelt stillingen. Avhengig av kulturen og strukturen til det involverte selskapet, kan agenten være ansvarlig for å administrere varelageret for alt fra kontorrekvisita til råvarer som brukes i produksjon av varer. Innenfor omfanget av å gjøre innkjøp for varelageret, kan agenten gis myndighet til å inngå kontrakter med leverandører på vegne av arbeidsgiveren. I andre tilfeller kan innkjøpsagenten være aktivt involvert i forhandlinger for å sikre den beste enhetsprisen på varene som bestilles, og til slutt henvise saken til en utøvende myndighet for godkjenning før den faktisk bestiller den første ordren.
Med de fleste innkjøpsagentstillinger er det nødvendig å sammenligne priser for forskjellige varer og tjenester for å spare selskapet penger. Dette gjelder spesielt når virksomheten driver flere anlegg på forskjellige steder. I dette scenariet vil hvert anlegg normalt ha en forsyningskontor som administrerer materialbeholdninger på dette nivået, men koordinerer kjøp gjennom et innkjøpsagent. Vanligvis sender kontorist en rekvisisjon for varer til innkjøpsagenten, som deretter evaluerer forespørselen. Hvis den er godkjent, bestemmer agenten hvor han skal få det beste tilbudet på varene og samsvarer med rekvisisjonen til en innkjøpsordre. På det tidspunktet blir bestillingen plassert hos den godkjente leverandøren og varene kan sendes direkte til anlegget der forespørselen oppstod.
For å være en vellykket innkjøpsagent er det nødvendig å ha sterke organisatoriske ferdigheter, forstå bransjen involvert og være i stand til å forske og kvalifisere leverandører med mye effektivitet. Siden en agent typisk må samhandle med andre i selskapet så vel som leverandører og leverandører, er evnen til å kommunisere tydelig også ekstremt viktig. Siden innkjøp av arbeid i et stort selskap kan være noe stressende, må en innkjøpsagent også kunne håndtere vanskelige frister og ofte styre mer enn ett prosjekt om gangen for å oppfylle sitt ansvar.