Hva gjør en innkjøpsleder?

En innkjøpsveileder er en type leder som er ansvarlig for anskaffelsesgruppen. Som en del av jobben deres støtter innkjøpsledere forretningsdrift ved å gjennomgå innkjøpsrekvisisjoner, godkjenne kjøpsprisavvik og kontrollere overflødige og foreldede kostnader. Hvis innkjøpsveilederen er ansatt i et produksjonsanlegg, vil han også være ansvarlig for å jobbe med programstyring og produksjonsplanleggere for å bestemme når materiale vil være tilgjengelig for drift for å bygge produkter.

Innkjøpsrekvisisjoner er forespørslene om å kjøpe produkter for support av kundeordrer. En innkjøpsleder gjennomgår innkjøpsrekvisisjonene og bestemmer hva som må bestilles. Selve ordreoppføringen utføres av kjøpere som jobber for innkjøpsveilederen. Vanligvis vil disse innkjøpsrekvisisjonene være en utgang fra et ERP-system (enterprise resource planning). Før innkjøpsveilederen autoriserer kjøperne å legge inn bestillinger hos leverandører, vil de møte med lederne for å bekrefte at etterspørsel fra kundene og fabrikkkapasiteten er tilstrekkelig til å støtte disse ordrene.

Innkjøpsprisavvik (PPV) er resultatet av at en notert enhetspris er høyere enn standard enhetspris lastet i ERP-systemet. En ugunstig PPV kan potensielt føre til at selskapet tjener mindre fortjeneste, så innkjøpsveilederen må gjennomgå eventuelle ugunstige PPV-er for å avgjøre årsaken. Hvis årsaken skyldes kunden induserte problemer som forespørsler i ledetid eller mindre mengder som kreves enn det som opprinnelig ble sitert, vil innkjøpssjefen sende en forespørsel til programlederen om å få PPV utvunnet fra kunden. Hvis årsaken er relatert til kjøperfeil eller andre ikke-kundeinduserte problemer, vil innkjøpsveilederen utføre grunnårsaksanalyse og gi ytterligere opplæring eller prosessoppdateringer etter behov for å forhindre at problemet oppstår i fremtiden.

Innkjøpssjefer er også ansvarlig for å kontrollere overflødige og foreldede kostnader. Overskudd er mengden materiale som eies av et selskap som er større enn etterspørselen fra kunden deres. Foreldet refererer til noe materiale som har null etterspørsel, og dermed ikke bruk. Innkjøpsledere gjennomgår regelmessig hånd og detaljbestilling for å sikre at det ikke er noe strandet materiale.

I tilfelle en endring i etterspørselen fra kunden får materiale til å bli overflødig, vil innkjøpslederen samarbeide med kjøperne og forsøke å returnere det overskytende til den opprinnelige leverandøren. Etter at denne due diligence er utført, blir alt materiale som fremdeles er strandet vanligvis sendt inn i et overskytende krav til kunden for betaling. Foreldet materiale skyldes ofte en teknisk endring som kan ha fjernet en bestemt komponent fra materialregningen. Innkjøpsavdelingen vil prøve å returnere delene eller finne en annen måte å bruke dem på. Hvis det ikke lykkes, vil et foreldet krav bli fremmet til kunden.