Hva gjør en sekretær?

Sekretærer kan ha en rekke plikter avhengig av arbeidsplassen deres, men generelt har de ansvaret for å holde kontorer jevnt ved å utføre en blanding av administrative og lave nivåeroppgaver. Disse fagfolkene svarer ofte på telefoner og e-postkorrespondanse og administrerer arkiveringssystemer; De kan også sortere post, organisere møter og koordinere kommunikasjon mellom kontoret. I de fleste tilfeller anses arbeidet som "inngangsnivå", noe som betyr at det ikke er nødvendig med noen spesielle ferdigheter eller utdanningskvalifikasjoner for å lykkes. Akkurat det samme, det er vanligvis rom for avansement. Mennesker med mye potensial eller erfaring befinner seg ofte i løpet av stadig mer prestisjetunge jobber med høyere og høyere lønn.

Administrativ assistent, kontorist og personlige assistentjobber er vanligvis inkludert i denne paraplyen. Alle disse stillingene er administrative og alle vanligvis sentrerer om papirer og elektronisk dokumenthåndtering. Et av de eneste unntakene er regjeringErnment-nivå eller andre offisielle "sekretærer", som forsvarssekretær eller statssekretær. Selv om disse titlene kan antyde en rent lavt nivåfunksjon, er tjenestemenn i disse rollene generelt ganske høye rangering og gjør vanligvis lite eller ingen administrativt eller geistlig arbeid.

geistlige ferdigheter

Office Management er en av de viktigste sekretæroppgavene. Denne kategorien av arbeid kan være noe bred, men involverer nesten alltid administrative og geistlige plikter. Sekretærer administrerer ofte kontorpapir, som inkluderer sending og mottak av post, oppretter og organiserer arkiveringssystemer og styring av korrespondanse. I de fleste innstillinger er datamaskin- og tekstbehandlingsevner avgjørende.

Å svare på telefonsamtaler er også en viktig del av jobben de fleste steder. Sekretærer er ofte de første kundene og kundene vil snakke til når du ringeren virksomhet. Som sådan er det vanligvis nødvendig med god oppførsel og en høflig opptreden. Fagpersoner må vanligvis vise mye takt når de tar meldinger, plasserer innringere på vent eller svare på grunnleggende spørsmål.

Planlegging og kalender

I mange innstillinger har administrativt personell ansvaret for å administrere kontorkalendere samt individuelle ansattkalendere. De er ofte ansvarlige for planlegging av møter og avtaler og passer på konflikter og dobbeltbestillinger. Denne oppgaven er spesielt uttalt på steder som medisinsk praksis der pasienter stadig ber om avtaler, men kan oppstå hvor som helst på høyere nivå er "etterspurt." Selv om det bare er et spørsmål om å planlegge et lunsjmøte eller arrangere middagsreservasjoner, er sekretærer vanligvis noen av de første lederne og lederne henvender seg til for å få hjelp.

Ledelsesoppgaver

I tillegg til å ha geistlige ferdigheter, må administrativt ansatte være ledere av tidog folk. De må forutse behovene til kontorpersonell, løse interne problemer raskt og jobbe effektivt for å koordinere og bringe forskjellige mennesker sammen. Utmerkede menneskers ferdigheter er veldig viktige, spesielt når det gjelder å styre ledere og andre viktige ansatte. Mye av jobben kan være "bak kulissene" med sekretærer som forventer deres overordnede behov og krav før det blir fremsatt forespørsler.

Posisjon i personalhierarkiet

På de fleste kontorer regnes sekretærer som noe lavt nivå og er nesten alltid nær bunnen av kontoret som hakkes. De svarer vanligvis på både mellomnivå og toppledelse, og de må vanligvis hjelpe alle likt. Store bedrifter og kontorer har ofte hele sekretærbassenger, men i hvilket tilfelle dukker det opp noe av et mer nyansert hierarki. I disse innstillingene kan noen arbeidstakere få i oppgave å være menige jobber som arkivering og svare på telefonsamtaler, mens andre kan administrere tidsplaner ogsamhandle med ansatte med høyere rangering. Avansement på disse kontorene avhenger vanligvis av tid og erfaring.

Noe av det mest prestisjefylte arbeidet en sekretær kan få er i området for personlig hjelp. Mange toppledere og bedriftsledere har dedikerte administratorer hvis hele arbeidslivet er viet til omsorg og styring av en lederplan. Denne typen sekretær må typisk jobbe lange timer og håndtere noen ganger uforutsigbare krav og forespørsler, men er ofte blant de best betalte og mest respekterte yrket.

Trenings- og skolekrav

Ulike arbeidsgivere har forskjellige krav til hvordan sekretærene deres er utdannet. I noen tilfeller er et videregående vitnemål eller tilsvarende alt som trengs, mens i andre foretrekkes faktiske sekretærsertifiseringer eller grader. Fellesskapskollegier og yrkesskoler tilbyr ofte programmer der interesserte studenter kan lære inn og ut på tekstbehandling og kontorledelse. Å ta denne typen kurs er ofte en god idé selv om det ikke er strengt nødvendig, da det kan hjelpe en applikasjon å skille seg ut og kan gi nye ansetter et ben opp når det kommer til å oppleve.

Spesielle omstendigheter: Offisielle og regjeringssekretærer

Begrepet “sekretær” kan ikke alltid knytte seg til en kontoradministrator. I noen tilfeller, særlig de som involverer høytstående myndighetspersoner, kan betegnelsen brukes i en æres kapasitet for å indikere styring av en bred sektor av saker. Tjenestemenn som leder av avdelinger eller fører tilsyn med store statlige divisjoner, kan bruke sekretærtitler, men jobbene deres skal ikke forveksles med mer vanlige kontorledelsesroller.