Hva gjør en sekretær?

Sekretærer kan ha en rekke oppgaver avhengig av arbeidsplassen deres, men generelt har de ansvaret for å holde kontorer i gang jevn ved å utføre en blanding av administrative og lave nivåer lederoppgaver. Disse fagfolkene svarer ofte på telefoner og e-postkorrespondanse og administrerer arkiveringssystemer; de kan også sortere post, organisere møter og koordinere kommunikasjon mellom kontorer. I de fleste tilfeller anses arbeidet som ”entry level”, noe som betyr at det ikke er nødvendig med spesielle ferdigheter eller pedagogiske kvalifikasjoner for å lykkes. Akkurat det samme er det vanligvis rom for avansement. Mennesker med mye potensial eller erfaring opplever ofte å løpe etter stadig mer prestisjefylte jobber med høyere og høyere lønn.

Administrasjonsassistent, kontorist og personlig assistentjobb er vanligvis inkludert i denne paraplyen. Alle disse stillingene er administrative og sentrerer vanligvis om papirarbeid og elektronisk dokumenthåndtering. Et av de eneste unntakene er myndighetsnivå eller andre offisielle "sekretærer", som forsvarsminister eller finansminister. Selv om disse titlene kan antyde en rent lavnivåfunksjon, er tjenestemenn i disse rollene generelt ganske høyt rangerte og gjør vanligvis lite eller intet administrativt eller geistlig arbeid selv.

Geistlige ferdigheter

Kontorstyring er en av de viktigste sekretæroppgavene. Denne kategorien arbeid kan være noe bred, men involverer nesten alltid administrative og geistlige plikter. Sekretærer administrerer ofte kontorarbeid, som inkluderer sending og mottak av post, oppretting og organisering av arkivsystemer og styring av korrespondanse. I de fleste innstillinger er ferdigheter i datamaskin og tekstbehandling viktig.

Besvarelse av telefonsamtaler er også en viktig del av jobben de fleste steder. Sekretærer er ofte de første kundene og kundene vil snakke med når de ringer en bedrift. Som sådan er det nødvendig med god væremåte og en høflig oppførsel. Fagpersoner må vanligvis vise mye takt når de tar meldinger, plasserer innringere på vent eller svarer på grunnleggende spørsmål.

Planlegging og kalender

I mange omgivelser er det administrativt personell som har ansvaret for å administrere kontorkalendere så vel som individuelle ansattkalendere. De er ofte ansvarlige for å planlegge møter og avtaler og se opp for konflikter og dobbeltbestillinger. Denne oppgaven er spesielt uttalt på steder som medisinsk praksis der pasienter konstant etterlyser avtaler, men kan forekomme hvor som helst ansatte på høyere nivå er "etterspurt." er vanligvis noen av de første som ledere og ledere henvender seg til for å få hjelp.

Forvaltningsoppgaver

I tillegg til å ha geistlige ferdigheter, må administrativt ansatte være ledere for tid og mennesker. De må forutse behovene til kontorpersonell, løse interne problemer raskt og jobbe effektivt for å koordinere og bringe forskjellige mennesker sammen. Utmerkede ferdigheter for mennesker er veldig viktig, spesielt når det gjelder å lede ledere og andre viktige medarbeidere. Mye av jobben kan være "bak kulissene" med sekretærer som forutser deres overordnede behov og krav før forespørsler blir fremsatt.

Stilling i stabshierarkiet

På de fleste kontorer anses sekretærer som noe lavt nivå og er nesten alltid nær bunnen av kontorets hakkingsrekkefølge. De svarer vanligvis til både mellomnivå og toppledelse, og de må typisk hjelpe alle like. Store bedrifter og kontorer har ofte hele sekretariatsbassenger, i noe tilfelle dukker det opp noe av et mer nyansert hierarki. I disse innstillingene kan det hende at noen arbeidstakere har i oppgave å oppsøke store jobber som innlevering og besvarelse av telefonsamtaler, mens andre kan administrere tidsplaner og samhandle med ansatte med høyere rangering. Avansement i disse kontorene avhenger vanligvis av tid og erfaring.

Noe av det mest prestisjefylte arbeidet en sekretær kan utføre, er i området personlig assistanse. Mange toppledere og bedriftsledere har dedikerte administratorer som hele arbeidslivet er viet til pleie og styring av en lederplan. Denne typen sekretær må vanligvis jobbe lange timer og takle noen ganger uforutsigbare krav og forespørsler, men er ofte blant de best betalte og mest respekterte av yrket.

Krav til opplæring og skolegang

Ulike arbeidsgivere har forskjellige krav til hvordan sekretærene deres utdannes. I noen tilfeller er et videregående vitnemål eller tilsvarende alt som trengs, mens i andre foretrekkes faktiske sekretærsertifiseringer eller grader. Felleskoler og fagskoler tilbyr ofte programmer der interesserte studenter kan lære om tekstbehandling og kontoradministrasjon. Å ta denne typen kurs er ofte en god idé selv om det ikke er strengt nødvendig, da det kan hjelpe en applikasjon med å skille seg ut og kan gi nyansatte et ben når det gjelder erfaring.

Spesielle omstendigheter: Offisielle og regjeringssekretærer

Det kan hende at begrepet “sekretær” ikke alltid knyttes til en kontoradministrator. I noen tilfeller, spesielt de som har høytstående regjeringspersoner, kan betegnelsen brukes i æreskapasitet for å indikere styring av en bred sektor. Tjenestemenn som leder avdelinger eller fører tilsyn med store regjeringsavdelinger kan bruke sekretærtitler, men jobbene deres skal ikke forveksles med mer vanlige kontorledelsesroller.