Hva gjør en senior innkjøpssjef?
En senior innkjøpssjef fører tilsyn med selskapets anskaffelsesprosess. Han setter retningslinjer og prosedyrer som personalet kan kjøpe varer og tjenester fra autoriserte leverandører. Som toppsjef er han ansvarlig for en jevn drift av selskapets anskaffelse av varene og tjenestene det trenger for å drive, inkludert prosessplanlegging, anbudstilbud, tildeling av kontrakter og evaluering.
Anskaffelser er formalisering av en organisasjons innkjøpsprosess. I stedet for å la personalet foreta kjøp fra forskjellige kilder etter eget skjønn, oppretter selskapet et basseng med autoriserte leverandører som personalet kan foreta kjøp fra. Dette gjør at selskapet kan forhandle om de beste prisene, etablere et jevnt kvalitetsnivå og forhindre interessekonflikter. Videre strømlinjeformer anskaffelsen innkjøp, siden autoriserte leverandører plasseres i en bedriftsdatabase og styres sentralt.
Bedriftens innkjøps- eller anskaffelsesavdeling ledes vanligvis av en senior innkjøpssjef som fører tilsyn med en stab av innkjøpsagenter eller ledere. Denne toppsjefen er ansvarlig for å etablere selskapets innkjøpsprinsipper og prosedyrer, som vanligvis er kodifisert i en bedriftsmanual. Det forventes at han følger med på beste praksis innen anskaffelsesområdet og implementerer disse standardene i selskapets innkjøpssystem. Den øverste innkjøpssjefen håndterer ofte opplæring av ansatte i innkjøpsavdelingen og utdanning av fast ansatte i riktig innkjøpsprosedyre.
Den funksjonelle innkjøpssjefen og hans stab er ansvarlig for å utvikle forsyningskilder som svar på forretningsbehov. Han må sette opp et system for å identifisere innkjøpsbehovene til selskapet fortløpende, og deretter undersøke leverandører som kan dekke disse behovene. Prosessen med å identifisere nye innkjøpskilder fortsetter selv etter at en leverandør er valgt. Det er også en mulighet for at en ny leverandør kan tilby en bedre pris eller mer kvalitet av varer, så den øverste innkjøpssjefen må forbli kjent med de nyeste alternativene.
Senior innkjøpssjefer fører også tilsyn med hele anskaffelsesarbeidets flyt. Dette inkluderer kjøpsplanlegging, og gjør detaljene om selskapets kjøpsbehov tilgjengelig for leverandører for budgivning og tildeling av kontrakter. Seniorsjefen vil sannsynligvis være personlig involvert i forhandlingene for å stivne avtalevilkårene, og sikre at selskapet får best mulig pris.
På baksiden pleier innkjøpssjefer på seniornivå å være involvert i evalueringen av leverandører når kontrakten er tildelt. Seniorinnkjøpssjefen sørger for at godkjente leverandører overholder kostnadsbestemmelsene, leveringsplanen og kvalitetsstandardene som er spesifisert i kontrakten. Han overvåker medarbeidertilfredsheten med godkjente leverandører og utvikler et rangeringssystem slik at det er en kvantitativ mekanisme for å evaluere ytelsen når en leverandørkontrakt kommer for fornyelse.