Hva gjør en underleverandøradministrator?

Under en bredere kategorisering av innkjøpsagenter overvåker og administrerer en underleverandøradministrator en organisasjons kontrakter og tilhørende underleverandører. Hos små organisasjoner kan dette inkludere alle kontrakter, mens i større organisasjoner kan dette innebære en portefølje av tildelte kontrakter. Hovedansvaret vil omfatte løpende gjennomgang av kontraktsmessige fremskritt, i tillegg til styring av både økonomiske og tekniske aspekter av kontraktene. Andre ansvarsområder vil innebære forhandlinger med både underleverandører og sluttkunder for avtaleoppgjør, samt utarbeide bestillinger for endringer i innledende kontrakter eller utarbeide endringer. Ved å bruke en solid kunnskap om anskaffelser og juridiske prosedyrer, retningslinjer og regulering, tar underleverandøradministratoren sikte på å opprettholde kvalitet og forbedre lønnsomheten til slike kontrakter.

Plikter utført med regelmessighet vil fokusere på å etablere og implementere kontraktsgjennomganger på en jevn basis for å måle fremdriften i kontraktene. Under denne prosessen vil en underleverandøradministrator ofte løse konflikter, mekle tvister, finne løsninger på problemer og ta avgjørelser angående kontraktsmessige fremskritt eller mangel på slike. Sentralt i gjennomgangsprosessen er å forsikre at underleverandører effektivt utfører de opprinnelige vilkårene og spesifikasjonene for kontrakten som forhandlet med sluttkunden. Ved gjennomføring av gjennomgangene vil underleverandøradministratoren utarbeide skriftlige rapporter som beskriver den generelle fremdriften for oppfyllelse av kontrakten og kort ledelse om disse vurderingene og eventuelle tilknyttede tiltak.

Bortsett fra å oppfylle de nevnte pliktene, vil underleverandøradministratoren også forhandle om sluttoppgjør av kontrakten samt tilhørende priser på alle ressurser og forsyninger som er nødvendige for å oppfylle kontrakten. I tillegg vil vedkommende også forhandle om opprinnelige kontraktsvilkår og etablere arbeidsprinsipper og prosedyrer. En del av denne prosessen vil omfatte gjennomgang, analyse og evaluering av forslag fra underleverandører. Ved å ta vare på både kontrakter og underleveranser vil han eller hun også føre tilsyn med produksjon og formidling av informasjon for å sikre gjensidig forståelse av alle avtalevilkår.

Å oppfylle disse pliktene effektivt vil ofte kreve å analysere relaterte markedsdata og økonomiske data, samt å undersøke andre informasjonskilder for å sikre best mulig prisfastsettelse, kontraktsvilkår og servicenivå. Underleverandøradministratorer vil også utarbeide og vedlikeholde databaser for å spore viktige data relatert til oppfyllelse av kontrakten. Sporing av slike data kan omfatte tilbudsprising, produktytelse, ytelse av underleverandører, tilgjengelige varelager og alle utgifter forbundet med oppfyllelse av kontrakten. Med tanke på det høye ansvarsnivået og oppmerksomheten på detaljene, krever jobben vanligvis kandidater med en bachelorgrad og flere års beslektet erfaring, i tillegg til at de har fullført læretiden før de jobber selvstendig.