Hva gjør en teknisk kontorist?

En teknisk kontorist forventes ofte å utføre typiske geistlige oppgaver, men det legges ofte vekt på kunnskap om tekniske oppgaver innen ingeniørfeltet - en bakgrunn som ikke hver sekretær har. Et eksempel på en hyppig plikt i denne stillingen er arkivering av papirer, som ofte inkluderer varsler om endringer i driften og lister over krav til ingeniørprosjekter. Kunnskap om elektronisk arkivering er også viktig, og det forventes derfor at tekniske funksjonærer er dyktige med programvare og databaser. Mens funksjonærer av denne typen kan trenge å utføre mer rutineoppgaver som for eksempel e-post og svare på kontortelefonen, håndterer de også mer komplekse oppgaver, som å sikre nøyaktigheten av tekniske manualer, samle data i rapportform og lage beregninger for å sikre at prosjektressursene administreres til sitt maksimale potensial.

Den typiske tekniske ekspeditøren er ansvarlig for arkivering og sammenstilling av en rekke dokumenter. De fleste tekniske funksjonærer forventes å kunne opprette og vedlikeholde et arkiveringssystem for å holde papirarbeid organisert. Noen av de viktigste dokumentene har en tendens til å angripe personell, fordi personen i denne stillingen trenger å inngi de første ansattes papirer, opplæringsjournaler og eventuelle merknader om ansattes disiplinære tiltak i ingeniøravdelingen. I tillegg involverer de fleste tekniske kontoransatte jobber å organisere papirene som lister opp kravene til prosjekter og eventuelle endringer i driften, slik at reglene blir fulgt og fristene blir oppfylt. Disse dokumentene må vanligvis kontinuerlig oppdateres og være lett tilgjengelige, slik at de ansvarlige kan få tilgang til dem når som helst.

Innlevering innebærer ikke bare papir når det gjelder tekniske kontoristkrav, fordi personen i denne stillingen også forventes å være dyktig til å bruke teknologi for å holde dokumenter organisert. Denne typen ansatte skal typisk kunne bestemme hvilken programvare som vil være nyttig for å holde filer organisert. Beslektede oppgaver inkluderer ofte installering og feilsøking av programvaren når det er nødvendig, samt oppretting og oppdatering av databaser. I tillegg kan det forventes at denne ansatte hjelper kolleger med andre tekniske oppgaver som involverer datamaskinen, og det er grunnen til at søkerne vanligvis blir bedt om å sikre at de har avansert teknisk kunnskap før de søker.

I likhet med andre typer funksjonærer, må en teknisk ekspert vanligvis utføre noen geistlige oppgaver i løpet av dagen. Dette betyr at funksjonærer av denne typen kan forvente å svare på telefonen og enten hjelpe den som ringer eller vite hvordan du kan ringe den som ringer til noen som kan være til hjelp. De kan også hilse på folk som besøker ingeniørkontoret, så tekniske funksjonærer bør være komfortable med å snakke med nye mennesker daglig. I tillegg kan geistlige oppgaver inkludere faksing, e-post og korrekturlesing av tekniske dokumenter før de blir sendt ut. I noen tilfeller hjelper tekniske funksjonærer til og med med å lage og redigere tekniske manualer for å sikre at informasjonen er nøyaktig, og det er grunnen til at søkerne vanligvis oppfordres til å ha bakgrunn innen sivilingeniør eller konstruksjon - nærmere bestemt flere års erfaring med et ingeniør- eller byggefirma. .