Hva gjør en virtuell administrasjonsassistent?
En virtuell utøvende assistent er en off-site, typisk frilans, administrativ profesjonell. Han eller hun utfører det samme ansvaret og oppgavene som en tradisjonell administrativ assistent på utøvende nivå, med ett stort advarsel. Virtuelle assistenter, inkludert assistentene som serverer utøvende klienter, administrerer alle administrative eller sekretæroppgaver som ikke krever fysisk tilstedeværelse. I motsetning til tradisjonelle utøvende assistenter, jobber en virtuell utøvende assistent fra et avsidesliggende sted som en uavhengig entreprenør til flere ledere og eiere av små bedrifter samtidig.
De viktigste forskjellene mellom en tradisjonell utøvende assistent og en virtuell utøvende assistent er beliggenhet og arbeidsforholdet mellom den utøvende og assistenten. Med bruk av moderne teknologi, inkludert e-post, produktivitetsprogramvare og virtuelle møtefunksjoner, er geografisk beliggenhet ikke lenger en hindring. Assistenter kan leve mil, til og med kontinenter borte fra de ledere de representerer. I stedet for et forhold mellom arbeidstaker og arbeidsgiver mellom den virtuelle utøvende assistenten og den utøvende, er forholdet en av tjenesteleverandørene og klientene.
I følge fagorganisasjoner som International Association of Administrative Professionals (IAAP), er det to hovedtyper av administrative assistenter. Tradisjonelle sekretærer og administrasjonsassistenter på inngangsnivå administrerer oppgaver som kalendere og planlegging, utarbeide utskrift og muntlig kommunikasjon, vedlikeholde dokumenter og arkiveringssystemer, lage reisearrangement, og organisere møte dagsordener og støttedokumenter. Sammenlignende administrerer administrerende assistenter de samme oppgavene for ledere og ledere på øverste nivå, samt opprettholder høyere ansvarsnivåer som å ta mindre forretningsavgjørelser på vegne av utøvelsen. Avhengig av den spesifikke stillingen, kan utøvende assistenter også være ansvarlige for en rekke andre oppgaver, inkludert utarbeidelse av nyhetsbrev, oppdatering av online lederprofilinformasjon eller vedlikehold av et nettsted.
Få virtuelle assistenter gjør de samme skillene mellom generell administrativ assistanse og administrativ assistanse på utøvende nivå som man ser hos administrative fagpersoner på stedet. Snarere, som en liten bedriftseier, kontrakter en virtuell assistent med to eller flere klienter for å tilby de støttetjenester som bedriftseieren eller den utøvende trenger. De fleste klienter søker en assistent utenfor stedet som er i stand til å tjene i enhver assistanseevne, inkludert å tjene som en virtuell utøvende assistent. Spesialiserte ferdigheter, for eksempel bruk av sosiale medieplattformer, bygging av komplekse nettsteder, bokføring og andre ferdigheter, er vanlig blant virtuelle assistenter.
Hver virtuell assistansepraksis tilbyr varierte servicenivåer, priser og tjenestetyper basert på et spesifikt målmarked. Vellykkede virtuelle assistenter besitter mer enn bare administrativ støtteferdigheter. Markedsføringskunnskap, styring av små bedriftsøkonomier, evnen til å outsource prosjekter både for assistenten og for klienter, samt en solid forståelse av sosiale medier og lignende nye teknologier, er avgjørende. Priser for virtuelle assistenter er vanligvis basert på timer eller tilbys som faste gebyrholdere, tilsvarende regnskapsførere og juridiske fagpersoner.