Hva gjør en menighetssekretær?
En avdelingssekretær er i utgangspunktet ansvarlig for å holde en sykepleiers stasjon på et sykehus som går jevnt ved å utføre oppgaver som er tildelt av en registrert sykepleier (RN) eller annen leder. Menighetssekretærer kommuniserer ofte pasientinformasjon til ansatte i andre sykehusavdelinger så vel som til pasientbesøkende. I de fleste sykehusavdelingssekretærstillinger forventes mottaksoppgaver så vel som geistlig administrasjonsarbeid.
Mange avdelingssekretærer bruker en datamaskin for å legge inn oppdatert informasjon fra leger, sykepleiere og ansatte i andre sykehusavdelinger i pasientjournaler. Selv om de vanligvis ikke transkriberer legenes notater til rapportform som medisinske transkripsjonister, kan avdelingssekretærer ha tastaturinformasjon fra rapporter til andre dokumenter som instruert av en overvåkende RN. Av denne grunn blir en forståelse av medisinsk terminologi, farmakologi og vanlige kirurgiske prosedyrer ofte uttrykt i stillingsbeskrivelser på avdelingen. Registrerte sykepleiere har en avdelingssekretær for å fullføre papirer for å få mer tid til å håndtere pasienter direkte.
Å opprettholde oppdaterte pasientjournaler er en viktig del av en avdelingssekretærs jobb, ettersom medisinsk personell krever den nyeste og mest nøyaktige informasjonen på diagrammer og andre dokumenter når de behandler pasienter. Mange avdelingssekretærer får opplæring på jobben fra flere ansatte ved geografisk sykepleiestasjon. En avdelingssekretær kan bistå registrerte sykepleiere i planleggingen av administrative og organisatoriske prosedyrer for sykepleierens stasjon.
Å svare på telefon og svare på e-postkorrespondanse er andre vanlige sekretariatsoppgaver. Avdelingssekretærer må ofte henvise sykehusbesøkende til de riktige pasientrommene. Han eller hun kan holde regelmessig kommunikasjon med pasientens familiemedlem for å gi oppdateringer om personens tilstand. Å svare på spørsmål om pasienten for et familiemedlem som er utpekt til å motta oppdateringer, er en vanlig del av de fleste avdelingssekretariatsjobber. En avdelingssekretær jobber ofte rett ved sykepleierens stasjonsskranke for å skaffe mottakelsesplikter og lede besøkende personlig til pasientrommene.
I stedet for å jobbe på sykehus, kan avdelingssekretærer også brukes i andre medisinske miljøer. For eksempel ansetter helse- og velværesentre så vel som samfunnsbaserte organisasjoner avdelingssekretærer. Legekontorer og medisinske klinikker kan være andre arbeidsinnstillinger for avdelingssekretærer. Arbeidsoppgaver for menighetssekretariat kan variere fra de i de fleste sykehusmiljøer, men mottak samt oppdatering av pasientfiler og papirer er vanligvis forventet. I disse miljøene kan stillingen være en medisinsk administrativ assistent i stedet for avdelingssekretær.