Hva gjør en kundefordelingsspesialist?

En spesialist på kundefordringer utsteder fakturaer, fører regnskapsrapporter og fører tilsyn med andre aspekter ved å samle kontoer og holde dem oppdatert. Arbeidsgivere kan forvente at søkere til åpne stillinger har grader i regnskap sammen med lisenser til å praktisere i en gitt region. Erfaring med kundefordringer er også verdifull, sammen med bransjespesifikk kunnskap; noen som jobber for et forlag, for eksempel, bør være kjent med konvensjonene i forlagsbransjen.

Spesifikasjonene til jobben kan avhenge av arbeidsgiveren. En spesialist på kundefordring kan samarbeide med salgsavdelingen for å behandle ordrer, sende dem og sende regninger til kundene. Når betalinger ankommer, behandler spesialisten dem og oppdaterer kontoinformasjon for å indikere at kunden er aktuell med betalinger og har god status. I tilfelle en forfalt konto, kan kundeforhandleren kontakte kunden for å innkreve betaling, og henvise betalingen til samlinger hvis det er umulig å løse problemet.

Regnskapsoppgaver er også en del av jobben. Dette inkluderer utarbeidelse av daglige rapporter om hvor mye penger som ble samlet inn og antall utestående fakturaer, sammen med kvartalsvise og årlige opplysninger. Prognosering kan også være et ansvar, og sørge for at virksomheten får rettidig informasjon om hvor mye kundeavdelingen forventer å få inn. Koordinering med regnskapsførere i andre avdelinger kan hjelpe en regnskapsspesialist å gi selskapet informasjon den trenger for å gjøre sunn virksomhet beslutninger.

Sikker journalføring er også blant ansvarene til en spesialist på kundefordringer. Sensitiv informasjon som kredittkortnummer og spesifikk kontaktinformasjon for leverandører må lagres på et passende sted, med tilgang begrenset til de som faktisk trenger det. Regnskapsspesialisten kan bruke beskyttelse i regnskapsprogramvare som passord for å begrense tilgangen. I tillegg kan låste arkiveringsskap, papirfresere og andre fysiske tiltak brukes for å forhindre lekkasje av fortrolige eller sensitive data.

Hos et større selskap kan en kundefordelingsspesialist føre tilsyn med annet personell. Dette kan inkludere funksjonærer og regnskapsførere som har til oppgave å individuelle prosjekter som å oppdatere poster og håndtere spesifikke kontotyper. Det må gis veiledning og passende opplæring for å holde disse ansatte kjent med selskapets policyer og prosedyrer. Spesialisten kan også levere resultatrapporter for veiledere som del av periodiske jobbevalueringer. I tillegg kan en regnskapsfører føre tilsyn med spesialisten, og forvente regelmessige rapporter og møter for å gi informasjon om avdelingens status og eventuelle pågående problemer som må løses.