Hva gjør en administrativ koordinator?
Generelt administrerer og støtter en administrativ koordinator kontorene til en virksomhet eller organisasjon. De viktigste jobboppgavene inkluderer vanligvis å tilby omfattende administrativ støtte, føre tilsyn med støttepersonell og hjelpe til med å forvalte budsjettet. Disse oppgavene er godt egnet for en person som er selvmotivert, omhyggelig og praktisk.
Primæroppgaver
Hovedrollen for en administrativ koordinator er å fungere som en forbindelse mellom avdelinger, eksterne leverandører og ansatte. For å fungere effektivt har de fleste organisasjoner et sammensatt hierarki av individer og spesialister som må samarbeide for å få ting gjort. Administrative koordinatorer organiserer, fører tilsyn med og letter denne arbeidsflyten. De kan også bli bedt om å lære de tekniske detaljene og den indre virksomheten til en organisasjon for å gi spesialisert støtte.
Hvis for eksempel et fakultetsmedlem ved et universitet trenger refusjon for reiseutgifter, kan koordinatoren trenge å samarbeide med flere andre avdelinger for å sikre midlene. Han eller hun kan samarbeide med reisekontoret, regnskapsavdelingen, fakultetets støttepersonell eller andre for å behandle nødvendig informasjon for fakultetsmedlemmet. En administrativ koordinator med spesialisert kunnskap om refusjonsprotokoll på universitetet kan vanligvis tjene fakultetsmedlemmet bedre enn andre ansatte i skolen.
Administrerende stab
Den administrative koordinatoren for en stor organisasjon administrerer vanligvis støttepersonalet. Disse ansatte inkluderer vanligvis ikke-tilsynsansatte i avdelingen som leverer geistlige, sekretærlige eller økonomiske tjenester. De fleste koordinatorer har også ansvar for å ansette nye ansatte, evaluere eller irettesette nåværende ansatte og sette arbeidsoppgaver.
Støtteoppgaver
En administrativ koordinator kan være nødt til å utføre grunnleggende geistlige plikter, spesielt hvis organisasjonen han eller hun jobber for er liten. Han eller hun kan være involvert i å opprettholde databaser, lage rapporter, skrive brev og jobbe med andre generelle støtteaktiviteter. Koordinatorer har ofte ansvar for å vedlikeholde kontoret, inkludert innkjøp av forsyninger, arbeid med fasilitetsstyring og sikre vedlikehold for utstyr.
budsjettering
En annen viktig oppgave for en administrativ koordinator er å bidra til å forberede og implementere organisasjonens budsjett. De fleste koordinatorer er vanligvis til en viss grad involvert i den økonomiske styringen av selskapet sitt. De er ofte involvert i å overvåke hvordan penger brukes, hjelper til med å kontrollere kostnader, godkjenne utgifter og skrive økonomiske rapporter.
Å bli administrativ koordinator
Hovedkvalifikasjonen for en administrativ koordinator er tidligere arbeidserfaring, med mange organisasjoner som krever tilsvarende syv års administrativ støtte. Mange koordinatorer har tidligere hatt verv som kontor- eller administrative ledere, administrative assistenter eller som kundeservicerepresentanter. I tillegg til erfaring, krever mange av disse stillingene minimum et videregående vitnemål eller generell ekvivalensdiplom (GED). Noen organisasjoner kan kreve en bachelorgrad eller til og med en høyskoleutdanning.