Hva gjør en opptakskoordinator?

Opptakskoordinatorer er ofte ansatt i skoler og universiteter, og i mange områder i helsevesenet, inkludert sykehus, sykehjem og presserende omsorgsfasiliteter. I utdanningsrelaterte stillinger bestemmer en opptakskoordinator hvilke potensielle studenter som oppfyller skolens krav til å delta og må overholde skolens retningslinjer og forskrifter når de bestemmer hvilke søkere de skal akseptere og avvise. Når en potensiell elev er interessert i en skole, inkluderer opptakskoordinator -stillingsbeskrivelsen å gi en informasjonspakke til eleven og hans familie, hjelpe den enkelte med søknadsprosessen, og sørge for at skolens opptakskvote er oppfylt og gjennomfører turer og studentorienteringer. I helsevesenet er opptakskoordinatorer ansvarlige for å skaffe økonomisk, medisinsk og personlig informasjon om pasienten og hans økonomisk ansvarlige parter før han blir innlagt i et medisinsk anlegg.

I en pedagogisk setting er den første av opptakskoordinatoroppgavene å sikre at alle potensielle studenter får komplette informasjonspakker om de økonomiske bistandsprogrammene, akademiske disipliner og fritidsaktiviteter skolen tilbyr. En innleggelsesrepresentant tar også opp bekymringene og spørsmålene til studentene og deres familier, og forklarer de forskjellige gradsveiene studentene kan bestemme seg for å forfølge. Når en student har tatt beslutningen om å delta på skolen, hjelper koordinatoren ham med å skaffe den nødvendige informasjonen, for eksempel akademiske poster og utskrifter som er nødvendige for å fullføre en søknad, og hjelper ham deretter gjennom søknadsprosessen. Han kan også bidra til å planlegge intervju for økonomisk støtte for studenten for å avgjøre om han er kvalifisert for studielån, tilskudd eller stipend.

Gjennom skoleåret vil opptakskoordinatoren også gi campussturer til ProspectiVE studenter og deres familier. Koordinatoren representerer skolen som helhet, og bør ha utmerkede offentlige tale- og kommunikasjonsevner for å kunne stille spørsmål fra elever på riktig måte. Han er også vertskap for studentorienteringer og åpne hus, og opprettholder opptaksposter og filer for både nåværende elever og enkeltpersoner i håp om å gå på skolen. I tillegg spiller opptaksrepresentanten en viktig rolle i å generere henvisninger for potensielle studenter fra både nåværende studenter og andre skoler, og er noen ganger pålagt å oppfylle retningslinjene for henvisningskvota.

Opptakskoordinatorer i helsevesenet fungerer som ansiktet til den medisinske avdelingen for å ankomme pasienter. Mens noen pasienter ankommer anlegget for å gjennomgå rutinemessige prosedyrer, tester og undersøkelser, kan andre ankomme klinikken eller sykehuset på grunn av en alvorlig eller livstruende tilstand. Det er ansvaret for opptakskoordinatoren å gi oppmuntring og urovekkelseess til pasienten samtidig som den nødvendige informasjonen for å behandle papirene sine nøyaktig, inkludert hans navn, kontaktinformasjon, adresse, fødselsdato samt hans ansettelses- og forsikringsinformasjon i jurisdiksjoner der forsikring er nødvendig. Sykehus og medisinske fasiliteter er avhengige av denne informasjonen for å behandle en pasient ordentlig, for å fakturere riktig part og for å gi resultater til anleggets avdeling for medisinske poster.

Etter at medisinsk opptakskoordinator samler informasjonen, legger han den inn i det medisinske anleggets datasystem og sender dataene til den aktuelle avdelingen. Disse typer koordinatorer gir også en pasient og hans familie og kjære informasjon om anleggets medisinske og personvernpolicyer, samt svar på spørsmål om betalingskrav, besøkstimer og andre spørsmål en pasient eller hans familie kan ha ved innleggelse. Koordinatoren skal ha data- og organisasjonsevner som viLL som medfølelse og utmerkede kommunikasjonsevner.