Hva gjør en trainee i Event Management?
En trainee i Event Management jobber under veiledning av en hendelsesansvarlig for å sikre alle aspekter av en planlagt begivenhet som kjøres jevnt. Event Management er et begrep som brukes for å beskrive handlingen med planlegging og utførelse av arrangementer, og mange skoler tilbyr grader i hotell- og gjestfrihetsledelse for å trene arrangementsledere. Event Management Trainee samarbeider med Event Manager for å koordinere temaet, budsjettet, maten, sted, musikk, pressemeldinger, sikkerhet og mange andre logistikkaspekter som kreves når du er vert for et arrangement.
Temaet er typisk det første elementet som diskuteres når hendelsesledere jobber med en klient. Å forstå nøyaktig hva klienten ønsker hjelper Event Manager og Event Manager Trainee å vite hvor han skal begynne. Trainee -stillinger innebærer ofte å undersøke historien bak temaet for å oppnå historisk nøyaktighet. For eksempel bør en gått med vinden kostymefest inkludere antebellumkjoler og muligens til og med mat og musikk fra perioden. Event Manager Trainee ResearcHan er de normale varene fra den tidsperioden og gir hendelsesbehandleren de nødvendige detaljene for å utvikle en plan.
Budsjettering er et annet viktig aspekt i planlegging av arrangementer. Når temaet er opprettet, vil arrangementssjefen diskutere budsjettgrenser med klienten for å bestemme hvilket utgiftsbeløp som er tilgjengelig. Trainee er da ansvarlig for å be om tilbud fra de forskjellige leverandørene, konsolidere informasjonen og gi arrangementssjefen en rapport til gjennomgang. Avhengig av den endelige rapporten, kan det være nødvendig med forhandlinger for å sikre at kundens behov blir oppfylt. Trainee kan sitte på forhandlingene mellom arrangementssjefen og enten leverandørene eller klienten for å lære hvordan forhandlingskunsten gjennomføres.
En trainee i Event Management blir noen ganger betraktet som en "gopher" på grunn av antall tildelt oppgaver i siste øyeblikk. Når hendelsesdagen nærmer seg, mange småAktiviteter som å ringe for å bekrefte leveranser eller verifisere R.S.V.P. Liste faller til trainee. Daglige tilbakemeldingsøkter er vanlige der arrangementssjefen og trainee løper gjennom en sjekkliste for å sikre at alle aspekter blir håndtert rettidig.
På dagen for selve arrangementet er Event Management Trainee vanligvis i oppgave å koordinere bak kulissene med de forskjellige leverandørene. Mundane ting som å planlegge parkering og lossesoner for leverandørene, samt bekrefte at de riktige varene som ble bestilt ble levert høst til trainee. Når arrangementet har startet, kan begivenhetslederen være en del av festlighetene, og trainee vil kontinuerlig overvåke leverandørene for å sikre at ting går jevnt.
Når arrangementet er avsluttet, vil lederen og trainee i Event Management samarbeide med leverandørene for å sikre at arenaen blir igjen i uberørt tilstand og at alt materiale fjernes. I dagene etter arrangementet vil trainee jobbe for å returnere leide eller lånte varerog utarbeide en rapport om de endelige utgiftene. Lederen og trainee diskuterer eventuelle problemer som resulterte og bestemmer hvordan de skal håndtere fremover. Når de endelige utgiftene er betalt, innleverer trainee hendelsesrapporten og går videre til neste arrangement.