Hva gjør en Event Management Trainee?
En trainee for en event management jobber under veiledning av en event manager for å sikre at alle aspekter av et planlagt arrangement kjører problemfritt. Event management er et begrep som brukes for å beskrive handlingen med å planlegge og gjennomføre arrangementer, og mange skoler tilbyr grader innen hotell- og gjestfrihetsstyring for å trene arrangementledere. Arrangøren for arrangementstyring samarbeider med arrangementssjefen for å koordinere tema, budsjett, mat, spillested, musikk, pressemeldinger, sikkerhet og mange andre logistikkaspekter som kreves når du er vertskap for et arrangement.
Temaet er vanligvis det første elementet som diskuteres når hendelsesledere jobber med en klient. Å forstå nøyaktig hva klienten ønsker, hjelper event manager og event manager trainee å vite hvor de skal starte. Trainee-stillinger innebærer ofte å forske på historien bak temaet for å oppnå historisk nøyaktighet. For eksempel skal en Gone with the Wind- kostymefest inkludere antebellumkjoler og muligens til og med mat og musikk fra perioden. Begivenhetsleder trainee forsker på de normale elementene fra den tidsperioden og gir hendelseslederen de nødvendige detaljene for å utvikle en plan.
Budsjettering er et annet viktig aspekt i planleggingen av arrangementer. Når temaet er etablert, vil arrangementssjefen diskutere budsjettterskel med klienten for å bestemme hvilket bruksbeløp som er tilgjengelig. Praktikanten er da ansvarlig for å be om tilbud fra de forskjellige leverandørene, konsolidere informasjonen og gi hendelseslederen en rapport som skal gjennomgås. Avhengig av den endelige rapporten, kan det være nødvendig med forhandlinger for å sikre at kundens behov blir oppfylt. Praktikanten kan sitte i forhandlinger mellom arrangementssjefen og enten leverandørene eller klienten for å lære hvordan kunsten å forhandle.
En trainee for hendelsesledelse blir noen ganger betraktet som en "gopher" på grunn av antall oppgaver i siste øyeblikk. Når begivenhetsdagen nærmer seg, faller mange små aktiviteter, som å ringe for å bekrefte leveranser eller bekrefte RSVP-listen, trainee. Daglige tilbakemeldingsøkter er vanlige der arrangementssjef og trainee går gjennom en sjekkliste for å sikre at alle aspekter blir håndtert rettidig.
På dagen for den faktiske begivenheten, er opplæringen for hendelsesledelse vanligvis i oppgave å koordinere bak kulissene med de forskjellige leverandørene. Mundane ting som planlegging av parkerings- og lossesoner for leverandørene samt bekreftelse av de riktige varene som ble bestilt ble levert, falt til trainee. Når arrangementet har startet, kan arrangementssjefen være en del av festlighetene og trainee vil kontinuerlig overvåke leverandørene for å sikre at ting går problemfritt.
Når arrangementet er avsluttet, vil lederen og trainee for eventstyring samarbeide med leverandørene for å sikre at arenaen blir liggende i perfekt stand og at alt materiale blir fjernet. I dagene etter arrangementet vil praktikanten jobbe for å levere tilbake leide eller lånte ting og utarbeide en rapport om de endelige utgiftene. Leder og trainee diskuterer eventuelle problemer som resulterte og avgjør hvordan de skal håndtere fremover. Når de endelige utgiftene er betalt, registrerer læreren hendelsesrapporten og går videre til neste arrangement.