Hva gjør en event manager?

En begivenhetsleder er vanligvis involvert i planlegging og overvåking av arrangementer som fester, mottakelser og stevner. Avhengig av arrangementssjefens ansettelsessituasjon, kan han jobbe på vegne av en leverandør, for eksempel et hotell eller et annet sted der arrangementer ofte holdes, eller kan jobbe uavhengig av en bestemt leverandør. Mengden ansvar som begivenhetsansvarlige påtar seg varierer, men i mange tilfeller påtar de seg hovedansvaret for logistikken til arrangementet og koordineringen av alle leverandører som vil bidra til arrangementet.

Mens mange mennesker kan planlegge små fester og sosiale sammenkomster i sine egne hjem, kan det være en viktig utfordring å koordinere større arrangementer, spesielt når flere tredjepartsleverandører av varer og tjenester er involvert. En god begivenhetsleder er i stand til å samarbeide med en vert eller vertinne for å få en forståelse av hans eller hennes visjon for arrangementet, evaluere budsjettet og ressursene som allerede er tilgjengelige, og velg deretter leverandører som passer til arrangementet. På begivenhetsdagen er en begivenhetsleder vanligvis ansvarlig for å sørge for at varer og tjenester blir levert som lovet og at arrangementet går jevnt.

Hvis en eventsjef jobber for en bankettsal, hotell eller et annet sted, kan hans rolle være litt annerledes enn for en uavhengig arrangementssjef. Mange arrangementsteder har strenge retningslinjer for bruk av eksterne leverandører, så en hendelsesplanlegger i et slikt sted primært vil fungere som en forbindelse mellom den enkelte eller organisasjon som ønsker å være vertskap for et arrangement og eiendommens godkjente eller interne leverandører. Arrangementsplanleggeren kunne gi klienten råd om passende tjenester som trengs for arrangementet, for eksempel catering, blomster eller til og med et dansegulv og DJ. Han vil også sørge for at lokalet er riktig satt opp for arrangementet, og at catering og andre leverandører og støttepersonell utfører sine oppgaver etter behov.

Uavhengige hendelsesledere kan derimot bli siktet for enda mer ansvar. Arrangementslederen kan være ansvarlig for å lokalisere et sted og deretter forhandle om kostnadene for å leie plassen og dens fasiliteter. Hvis lokalet tillater tredjepartsleverandører, for eksempel catering og blomsterhandler, kan eventplanleggeren også være ansvarlig for å bestille mat og dekor til eventrommet. I likhet med andre typer arrangementssjefer, vil hun imidlertid også være ansvarlig for koordinering på stedet dagen for arrangementet.