Hva gjør en administrerende assistent?
En utøvende assistent bruker sin karriere til å hjelpe en bedriftsfunksjonær, vanligvis ved å tilby en kombinasjon av profesjonell rådgivning og administrativ støtte. Mens ansvaret knyttet til arbeidet varierer avhengig av kulturen som råder i et gitt selskap, er det noen få grunnleggende oppgaver som alle assistenter utfører. De fleste av disse er relatert til sekretærarbeid, planlegging og kontaktadministrasjon. Mange ledere behandler assistentene deres som deres folk til ideer, anbefalinger og konfidensiell hjelp, og de hjelper til med alt fra kopiering til pressemøter.
hierarki
Bedrifter med utøvende assistenter tildeler vanligvis en assistent per utøvende leder. Assistenten er ansvarlig for å håndtere oppgaver som er delegert av den utøvende som fungerer som hans eller hennes nærmeste veileder. I mange tilfeller har assistenter pulter rett utenfor lederne sine kontorer, for å være så tilgjengelige som mulig.
Utøvende assistenter svarer vanligvis bare til den navngitte overordnede. De fungerer som denne persons fortrolige og kontorhjelper. Alt som den utøvende trenger gjort, gjør assistenten. De kan følge lederen sin til forretningsmøter, og har ansvar for å vite detaljer om andre deltagere. Avhengig av lederens behov, kan assistenter også komme med på firmaturer. I denne egenskapen er assistenten vanligvis ansvarlig for å styre lederens plan, arrangere møter og sørge for at han eller hun har lest riktig orienteringsmateriell og er klar til å komme med eventuelle presentasjoner eller kommentarer som trengs.
Geistlige plikter
Ikke alt med jobben er like glamorøs som reiser og høyprofilerte møter. Mange av en utøvende assistents daglige oppgaver er geistlige. Assistenter er vanligvis ansvarlige for å håndtere overordnets papirer. Dette inkluderer post, korrespondanser på kontoret og grunnleggende arkivering. Assistenten kan også bli bedt om å administrere en kalender, holde oversikt over møtetider, offisielle avtaler og viktige kontakter.
Krav til ledelse
Avhengig av strukturen og størrelsen på selskapet, kan en utøvende assistent ha en eller flere egne assistenter som kan hjelpe deg med arbeidsmengden. Dette er typisk sekretærer eller flere embedsmenn på inngangsnivå. Den utøvende assistenten er vanligvis ansvarlig for å styre oppgavene sine, og delegere oppdrag til dem etter behov.
I de fleste tilfeller har konsernsjefen lite eller ikke noe å si for sekretærstrukturen hans eller hennes assistent oppretter. Avgjørelser om disiplin, ros og løft blir ofte overlatt til assistenten, ofte i samråd med selskapets personalavdeling.
Opplæring og erfaring
Å sikre seg en lederassistentjobb krever vanligvis en kombinasjon av trening og praktisk erfaring. Generelt forventer ledere at assistentene deres er eksperter på selskapets policyer og prosedyrer, samt dyktige med grunnleggende kontorfunksjoner. Det er ikke uvanlig at en ansatt blir utøvende assistent etter å ha jobbet i en annen stilling innen selskapets struktur. Mange sekretærer på lavere nivå går for eksempel over til status som administrerende assistent etter flere år med sterk jobbutvikling.
De fleste selskaper foretrekker at assistenter har en viss grad. Kursarbeid i ledelse, menneskelige ressurser eller til og med sosiologi kan være fordelaktig, men vanligvis er det bare å holde en grad i noe . Bedrifts ansettelsesledere ser ofte høyskoleutdanning som mer et preg av prestisje og generelle intellekt enn som en kilde til spesifikk arbeidsrelatert kunnskap.
Dette er ikke å si at en college grad er nødvendig for å bli en utøvende assistent, men. I mange tilfeller er erfaring viktigere enn formell utdanning. Selv om det kan være vanskelig å bli ansatt på utøvende nivå umiddelbart etter videregående, kan noen med bare et videregående vitnemål som har brukt flere år på å jobbe som et medlem av støttepersonell i en bedriftsmiljø være den mest overbevisende kandidaten. Bedrifter er ofte mer interessert i hvor godt en kandidat kan utføre jobben enn skolene som er navngitt på en CV.
Prestisje og fordeler
Utøvende assistenter anses vanligvis som noe elite, i det minste når det gjelder støttepersonell. De har en tendens til å ha privilegier som ikke deles av andre administrative assistenter, både når det gjelder ressurser og lønn. I noen selskaper kan en utøvende assistent med lang funksjonstid være kvalifisert til å delta i pensjonsprogrammer eller andre fordeler som ikke er tilgjengelige for ansatte i mindre stillinger.
Forhold til personlige assistenter
I noen tilfeller kan utøvende assistenter også utføre visse personlige oppgaver, for eksempel å plukke opp renseri eller lage ferieordninger for et familiedyr. Dette er imidlertid ikke normale stillingsforpliktelser. Det meste av tiden er slike typer ikke-kontorjobber oppgavene til en personlig assistent. Det kan være lett å forvirre personlige og utøvende assistenter, selv om arbeidet de gjør er teknisk distinkt. En utøvende assistents eneste offisielle rolle er å hjelpe en overlegen lykkes med jobben. En personlig assistent er derimot vanligvis ansvarlig for å hjelpe en viktig person til å organisere livet sitt generelt, både personlig og profesjonelt.