Hva gjør en utgiftsadministrator?

En utgiftsadministrator verifiserer utgiftsrapportene til en virksomhet, foretar utbetalinger til passende personer eller selskaper etter verifisering og håndtering av misbruk av midler. Han sørger for at alle regninger er nødvendige og nøyaktige, noe som forhindrer ublu eller uautoriserte utgifter og inntektstap. Det er også hans ansvar å føre detaljerte poster, både elektroniske og ikke-elektroniske, over kvitteringer og betalinger.

Hvert selskap har spesifikke retningslinjer og skjemaer som kreves for å betale og refusjon. Ettersom nyansatte eller tjenesteleverandører ikke alltid kjenner disse retningslinjene og skjemaene, forklarer eller gir utgiftsadministratoren dem. Han svarer også på eventuelle henvendelser om retningslinjene og skjemaene som nødvendig, for eksempel om en spesiell utgift er kvalifisert for refusjon av selskaper.

Av skatte- og juridiske årsaker samler utgiftsadministratorer fakturaer og kvitteringer ved å bruke dokumentasjonen for å sikre at beløpet som skal betales er berettiget og nøyaktig. Kostnadsadministrasjon er nært knyttet til lønnsbehandling og gjøres ofte av samme person, så mange administratorer verifiserer tidskort. De samler også andre data som trengs for riktig betaling, for eksempel bankrutingnummer eller adresser.

Når utgiftsadministratoren har bekreftet at en utgift er legitim, må han føre oversikt over utgiftene. Ofte betyr dette å lage kopier og legge dem i en firmafil, men det innebærer også å legge utgiftene i et datastyrt system og koding av alle utgifter for å sikre riktig budsjettfordeling og skattemessig behandling.

Utgiftsstyring er en kompleks prosess, og feil kan og forekomme. For eksempel kan en ansatt fylle ut en utgiftsrapport på feil måte, eller administratoren kan ved et uhell godkjenne en betaling til feil konto. Når disse feilene skjer, må administratoren finne kilden eller årsaken til feilen, varsle dem som er berørt og ta skritt for å avhjelpe problemet.

Bedriftsidealet er at alle ansatte behandler selskapets midler og eiendommer med respekt, men i virkeligheten prøver noen ansatte å få en virksomhet til å dekke utgifter som ikke er selskapets ansvar, eller som er høyere enn nødvendig. Når en administrator finner ut at noen har gjort dette, tar han passende tiltak i henhold til selskapets policy, for eksempel å utstede en verbal advarsel eller fremlegge bevis for overgrepet til høyere embetsmenn. Dette gjør ikke alltid administratoren populær blant ansatte, men det er avgjørende for administratoren å håndheve selskapets policyer hvis ledelsen skal beholde en aura av autoritet.

Noen ganger når en utgiftsadministrator inntar en ny stilling, eller når selskapets omstendigheter endres, ser han måter det nåværende systemet med å administrere selskapsmidler ikke er så effektivt som det kan være. Som en type manager er administratoren ment å identifisere områder som kan bruke forbedringer og idédugnad om måter å endre utgiftsstrategi eller verktøy. Selskaper kan kreve at han legger frem formelle forslag for eventuelle modifikasjoner og presenterer ideene sine for aksjonærer eller styremedlemmer.

Hos noen selskaper er forsikringsproblemer også innenfor utgiftsadministratorens formål. For eksempel kan det hende at de må ordne betalinger for forsikring på firmakjøretøyer, da forsikringsleverandørene må betales for tjenester som ligner en hvilken som helst annen leverandør. I disse tilfellene har administratoren kontakt med forsikringsselskapene og eventuelle tredjeparter.