Hva gjør en kontorassistent?
Kontorassistent er et vagt begrep som kan beskrive mange forskjellige typer jobber som er arbeidet på et kontor. Noen ganger kan det brukes synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan referere til kontorstøttepersonell som hjelper arbeidet med administrative assistenter, utøvende assistenter eller sekretærer. Den gjennomsnittlige kontorassistenten kan jobbe en rekke jobber i kontorinnstillingen, og trenger generelt grunnleggende kontorferdigheter for jobben.
En kontorassistent av denne siste typen kan gjøre noen av følgende jobber:
- Svar -telefoner
- Fil og organiser informasjon
- Ta meldinger
- Kjør ærend
- Type
- Gjør datainnføring eller tekstbehandling
- Arbeid for å støtte andre kontoransatte
- Bruk kontorutstyr som kopimaskiner eller faksmaskiner
- Bruk spesifikke programmer som Microsoft Word®, Excel® eller Access®
- Gi kundesupport
- Hjelp med kontorregnskap
Mer avanserte kontorassistenter kan være ansvarlig for å drive et kontor, direktestøtte ledere og føre tilsyn med andre ansatte i kontoret. Vanligvis når støtte til ledere eller ansatte på høyt nivå er mer direkte, kan kontorassistenten betegnes som en administrativ eller utøvende assistent. Hvis kontorassistenten overvåker andre ansatte, kan han eller hun bli kalt en kontorsjef.
Ofte må kontorassistenter være "Jack of All Trades" -ansatte. De må ha gode skriveferdigheter, være villige til å ta ordre fra andre ansatte, være klare til å jobbe i en rekke kapasiteter og ha i det minste begynnelse av kunnskap om typisk kontorprogramvare. Arbeidet kan variere fra dag til dag og kan avhenge av kontorets nåværende behov. Du legger kanskje inn data en dag, arkiverer den neste og fakser eller sender salgsfremmende materiale på en annen dag. Noen ganger hvis kontoret er kundeservicebasert, kan i hvilken grad du er opptatt avhenge av kundetrafikken.
En kontorassistent kan ha fullført sertifikatprogrammer gjennom handelsskoler eller høgskoler i samfunnet. Andre har vitnemål på videregående skole, og få mangler selv det. De viktigste ferdighetene som er ettertraktet er evne til å skrive raskt og nøyaktig, gode telefonmerker, gode menneskers ferdigheter og demonstrert evne til å bli organisert. Andre selskaper vil sørge for at du kan jobbe med kontorprogramvare, og at noen selskaper krever at du tar tester på slik programvare for å demonstrere evne.
Når kontorassistenter virkelig er direkte assistenter til fagpersoner, kan jobbene deres være mer fokuserte. De vil i hovedsak gjøre hva kontoroppgaver er nødvendig, slik at profesjonelle ikke trenger det. Administrative og utøvende assistenter har en tendens til å ha mer erfaring med kontorprogramvare og fungerer ofte som GO Betweens for klienter og deres ledere. De kan administrere kontorer og ansette og brannkontorassistenter som kan hjelpe dem med arbeidet sitt med å støtte profesjonelle.
siden thE -termen kan bety så mange ting, lønnsområde kan også være varierende. Kontorassistenten med minimale kontorferdigheter kan gjøre lite over minstelønn. Administrative assistenter kan kommandere en høyere lønn, med en gjennomsnittlig lønn i $ 30.000 amerikanske dollar (USD) -området. Mange gjør mye mer enn dette, avhengig av deres erfaring og jobbansvar.