Hva gjør en kontorassistent?
Kontorassistent er et vagt begrep som kan beskrive mange forskjellige typer jobber jobbet på et kontor. Det kan noen ganger brukes synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan henvise til kontorstøtteansatte som hjelper arbeidet med administrative assistenter, utøvende assistenter eller sekretærer. Den gjennomsnittlige kontorassistenten kan jobbe en rekke jobber på kontoret, og trenger generelt grunnleggende kontorferdigheter for jobben.
En kontorassistent av denne siste typen kan gjøre noen av følgende jobber:
- Svar telefoner
- Arkiver og organiser informasjon
- Ta meldinger
- Løpe ærend
- Type
- Gjør dataregistrering eller tekstbehandling
- Arbeid for å støtte andre kontoransatte
- Bruk kontorutstyr som kopimaskiner eller faksmaskiner
- Bruk spesifikke programmer som Microsoft Word®, Excel® eller Access®
- Gi kundesupport
- Hjelp med kontorregnskap
Mer avanserte kontorassistenter kan være ansvarlige for å drive et kontor, direkte støtte ledere og føre tilsyn med andre kontoransatte. Når støtte til ledere eller ansatte på høyt nivå er mer direkte, kan kontorassistenten betegnes som administrativ eller utøvende assistent. Hvis kontorassistenten fører tilsyn med andre ansatte, kan han eller hun bli kalt en kontorsjef.
Ofte må kontorassistenter være "jack of all trades" -ansatte. De må ha gode skriveferdigheter, være villige til å ta bestillinger fra andre ansatte, være klar til å jobbe i en rekke kapasiteter og ha minst begynnelseskunnskap om typisk kontorprogramvare. Arbeidet kan variere fra dag til dag og kan avhenge av kontorets nåværende behov. Du legger kanskje inn data en dag, arkiverer den neste, og fakser eller sender reklamemateriell på en annen dag. Noen ganger hvis kontoret er kundeservicebasert, kan i hvilken grad du er opptatt avhenge av kundetrafikk.
En kontorassistent kan ha fullført sertifikatprogrammer gjennom handelsskoler eller høgskoler i samfunnet. Andre har vitnemål fra videregående skoler, og få mangler selv det. De viktigste ferdighetene som er etterspurt er evne til å skrive raskt og nøyaktig, gode telefonoppførsel, gode menneskers ferdigheter og demonstrert evne til å være organisert. Andre selskaper ønsker å sørge for at du kan jobbe med kontorprogramvare, og noen selskaper krever at du tar tester på slik programvare for å demonstrere evne.
Når kontorassistenter virkelig er direkte assistenter til fagpersoner, kan jobbene deres være mer fokuserte. De vil i hovedsak gjøre hva som helst kontoroppgaver som trengs, slik at den profesjonelle ikke trenger å gjøre det. Administrasjons- og utøvende assistenter har en tendens til å ha mer erfaring med kontorprogramvare og fungerer ofte som go-betweens for klienter og deres ledere. De kan administrere kontorer og ansette og brannkontorassistenter som kan hjelpe dem med sitt arbeid med å støtte den profesjonelle.
Siden betegnelsen kan bety så mange ting, kan lønnsområdet også være varierende. Kontorassistenten med minimal kontorferdighet vil kanskje utgjøre lite over minstelønn. Administrative assistenter kan ha høyere lønn, med en gjennomsnittlig lønn i området USD 30 000 dollar. Mange tjener mye mer enn dette, avhengig av erfaring og jobbansvar.