Hva gjør en kontorsjef?
En kontorsjef administrerer arbeidsflyten, fører journaler og fører tilsyn med ansatte, mens den generelt letter arbeidet som utføres på et kontor. De nøyaktige oppgavene som utføres kan avhenge av en rekke faktorer, inkludert hvor mange ansatte det er og omfanget av virksomheten. En kontorleders jobb er vanligvis veldig lik mellom felt fordi han eller hun bare er ansvarlig for andre ansatte, ikke for det faktiske arbeidet som gjøres på kontoret. I de fleste tilfeller er ikke denne stillingen det høyeste ledelsesnivået i selskapet, og denne ansatte kan rapportere til høyere ledere eller eiere. Små bedrifter kan ha kontorsjefer, men dette er noen ganger bare avanserte ansatte som utfører funksjonene som en kontorsjef i tillegg til sine egne oppgaver uten noen spesielle kvalifikasjoner.
En kontorsjef er vanligvis en person med en grad i ledelse eller virksomhet. Han eller hun er generelt ansvarlig for å sørge for at ansatte jobber på en mest mulig effektiv måte og at produktiviteten er på et høyest mulig nivå. Kontorsjefen gjør dette vanligvis ved å tildele arbeid effektivt, berøre base med ansatte ofte og føre oversikt over produktivitet. Denne stillingen er også ofte ansvarlig for å holde oversikt over budsjetter, filer og ansattes poster.
Gitt at lederen bare gjør det enklere for ansatte å utføre arbeidet sitt, trenger han eller hun ikke nødvendigvis å forstå arbeidet som gjøres på kontoret for å klare det effektivt. For eksempel kan en person med administrasjonsgrad, men ingen erfaring med datamaskiner, fremdeles administrere et kontor som designer programvare. Likevel er det ofte nyttig å ha erfaring med den typen kontor man jobber i, både fordi det gir ansatte på lavere nivå tillit til ens kompetanse og fordi det kan hjelpe med å styre arbeidsflyten.
Et av hovedansvarene som ofte blir gitt til kontorsjefer er ansettelse av nye ansatte og oppsigelse av gamle. Lederen kan også være ansvarlig for at alle ansatte blir informert om selskapets policyer og at de signerer alle nødvendige juridiske dokumenter relatert til ansettelse. Å sørge for at kontoret drives i full overensstemmelse med lover som regulerer ansatte, er en av kontorsjefens viktigste oppgaver.
Mindre selskaper har ofte behov for ledelse på kontoret uten ressurser til å ansette en person utelukkende for å fungere som kontorsjef. I disse tilfellene kan eieren fylle en lederfunksjon, eller en ansatt på høyt nivå kan jobbe og føre tilsyn med andre. Ikke alle kontorer krever denne typen ledelse, så det er kontorer som fungerer uten en leders tilsyn. Når du søker på kontorlederjobber, blir de nøyaktige kravene til stillingen vanligvis listet opp i stillingsbeskrivelsen. Det er viktig å se på disse nøyaktige kravene, fordi hvert kontor vil ha noe litt annet enn en leder avhengig av hva som har lyktes i fortiden.