Hva gjør en driftsassistent?

En karriere som driftsassistent dreier seg typisk om å hjelpe operasjonslederen eller direktøren. Det er assistentens jobb å hjelpe driftsavdelingen med å sikre at virksomheten driver effektivt og at ansatte holder seg på oppgaven. Disse personene kan jobbe i en rekke bransjer, men har en tendens til å ha lignende stillingsoppgaver. Noen vanlige ansvarsområder for en driftsassistent inkluderer å føre tilsyn med den daglige driften, forbedre forretningspraksis, sette opp møter, samhandle med kundene og utføre noen sekretæroppgaver.

Et av de mest grunnleggende aspektene ved å være driftsassistent er å føre tilsyn med den daglige virksomheten til en virksomhet. Avhengig av type virksomhet, kan detaljene i dette variere sterkt. For eksempel kan en person som jobber i en klesbutikk engasjere kunder og svare på spørsmål angående butikkprodukter. På den annen side kan en person som jobber i en restaurant, sjekke matbeholdningen og føre tilsyn med linjekokkene. I hovedsak er denne delen av jobben ment å holde virksomheten flytende og forhindre at det oppstår feil.

Å forbedre den generelle forretningspraksisen er en annen stor del av denne jobben. For eksempel kan en driftsassistent noen ganger endre selskapets retningslinjer med den hensikt å forbedre effektiviteten. Han kan også høre på tilbakemeldinger fra kunder for å finne ut hvordan vi kan maksimere salget. Følgelig bør en operasjonsassistent være en problemløser som er i stand til å improvisere når det er nødvendig.

For å holde de forskjellige avdelingene i et selskap på samme side, kan en driftsassistent også sette opp møter fra tid til annen. Han vil vanligvis være ansvarlig for å utpeke en tid og et sted, og kontakte det aktuelle personellet. Dette aspektet av jobben krever en person som er godt organisert og i stand til effektivt å koordinere hendelser.

Sammen med dette er en driftsassistent ofte ansvarlig for å samhandle med kundene. Når han får spørsmål eller klager, er det vanligvis opp til ham å gi svar eller forene situasjonen. I noen innstillinger kan han engasjere kunder ansikt til ansikt. Hos andre kan han først og fremst samhandle via telefon eller e-post. Følgelig tar det en person med gode mellommenneskelige ferdigheter i en rekke kommunikasjonsformer å utføre denne jobben.

Noen sporadiske sekretæroppgaver utføres også ganske ofte av en operasjonsassistent. Dette kan omfatte å gjøre ting som å stille avtaler for en operasjonsleder, skrive inn dokumenter, sende ut fakser og bokføre. I tillegg kan han utføre alle andre oppgaver som en driftsleder trenger hjelp til. Dette aspektet av jobben krever en person med en evne til å følge ordrer og multitask til tider.