Hva er en plateholder?
En plateholder er en kontormedarbeider som jobber med, organiserer og lagrer informasjon som rapporter, filer, møtereferater, reskontro og diverse korrespondanser. Han eller hun er ansvarlig for å føre journaler ordnet så vel som lett tilgjengelig for andre arbeidere, eller utenforstående parter som advokater som kan trenge informasjonen. Et selskaps økonomiske bøker, filer og kvitteringer må holdes i en oppdatert rekkefølge av en regnskapsfører for skattemessige formål.
Skatteoppgavene må føres og kontinuerlig oppdateres på en grundig måte, inkludert fordeler på utgiftene. Økonomiske poster som kvitteringer er nødvendig for å bevise informasjonen om selvangivelse av selskapet. Forvaltning av økonomiske poster er delt inn i hovedkategoriene fordringer og leverandørgjeld. Kundefordringer er betaling utført av kunder, mens betalte transaksjoner er utstyr og andre varer selskapet kjøper.
En journalfører må føre en liste over klienter som er forfalte i betalingene sine, fordi dette utgjør underskudd eller reduksjon i det selskapet skal ha mottatt for betalinger i henhold til fakturering. Fakturaer utstedes på det tidspunktet kunden mottar en vare eller en tjeneste og nummereres i rekkefølge. Kontantkunder betaler fakturaer umiddelbart, mens de med kredittkontoer betaler kontoen sin totalt hver måned eller annen avtalt tidsplan. Rekordførere må være sikre på at alle fakturaer blir regnskapsført; eventuelle kansellerte kundeordrer er merket som "ugyldige", mens uttalelser utstedes til kredittkunder. Uttalelser er dokumenter som regelmessig sendes til kredittkunder som inkluderer beløpene de har eller ikke har betalt til fakturaer på kredittkontoer.
Rekordførere kategoriserer kontanter, salg, lønn og selskapskjøp i enkel å finne informasjon som passer inn i et overordnet system som datastyrt regnskapsprogramvare. I datastyrte regnskapssystemer kan rekordførere være ansvarlige for å laste ned et selskaps bankinformasjon til programmer. Sikkerhetskopiering av filer i tilfelle brann eller annen nødsituasjon er et annet vanlig ansvar. I noen tilfeller kan det hende at en journalfører fortsatt må registrere noen kvitteringer og gjenstander i en styrt hovedbok. Rekordførere er ofte ansvarlige for småkontanter og holder orden på kjøp av kontorrekvisita.
En effektiv platespiller organiserer og arkiverer artikler daglig i stedet for å la kvitteringer og informasjon hoper seg opp. Slik daglig journalføring er en hoveddel av denne typen kontorarbeiderjobb, men annet administrativt arbeid kan tildeles. Rekordførere tar ofte minutter på møter, før de distribuerer og senere lagrer informasjonen.