Hva er en reisesekretær?

En reisesekretær jobber administrativt i et byrå eller selskap. Han eller hun kan også kalles assistent for et reisekontor. Reisesekretærer koordinerer turplaner for klienter under tilsyn av en agent, og svarer ofte på telefoner og betjener kunder. Hvis en sekretær ordner turer for bedriftsledere, forbereder han eller hun også reiseruter eller tidsplaner.

I et reisebyrå er sekretærer ofte ansvarlige for å følge med på lisenskrav og annet papirarbeid som er nødvendig for å opprettholde virksomheten. Selv om en reisesekretær kan svare på telefon og distribuere post, råder han eller hun også klienter og bør forstå alle aspekter av reiselivsnæringen. Denne grundige kunnskapen hjelper til med å løse problemer for folk som prøver å koordinere flyreiser og hotell. Noen reisesekretærer er med på å lage informasjonsbrosjyrer for klientbruk.

Hvis de jobber for selskaper, organiserer reisesekretærer ofte alle detaljene om lederes turer. En forretningsreisesekretær kan håndtere planleggingen for messer og stevner. Forsøk på å spare selskapet penger mens du booker rom og transport er en betraktning for de fleste forretningsreiser sekretærer.

Fagskoler eller høgskoler har ofte programmer relatert til reisetyper av sekretærkarrierer, selv om disse programmene kanskje ikke tilbys så ofte som andre typer sekretariatsspesialiteter som juridisk og medisinsk. Skoleprogrammer kan omfatte en praksisdel der en student praktiserer som reisesekretær. Reisesekretariatsprogrammer er tilgjengelige både på nettet og personlig. Disse programmene er vanligvis mindre enn et år å fullføre og inkluderer ofte flere eksamener som må være bestått for å kunne motta et sertifikat.

Reisebestillingsprogramvare må mestres av sekretærer. En reisesekretær må ha gode datakunnskaper og kunne samordne mange detaljer. Hvis det for eksempel er behov for mer enn ett flyselskap for en klients tur, må sekretæren ha instruksjoner for tilkoblingsflyvninger. Å planlegge forbindelser med minimal ventetid er også nødvendig for god kundeservice.

Personer som er reisesekretærer kan jobbe heltid eller deltid. De kan reise til forretningsmøter av og til så vel som for sine personlige ferier. Å bygge gode samarbeidsrelasjoner med andre i reiselivsbransjen, for eksempel flyrepresentanter og turoperatører, kan hjelpe sekretærer med å lage verdipakke turpakker for klienter. I den anstrengelsen hjelper de reisebyråer med å få byrået til å tilby kundene de beste tilbudene og turalternativene som mulig. I noen byråer kan en reisesekretær spesialisere seg i ett område, for eksempel ferieturer, mens en agent kan håndtere andre pakker.