Hva er en administrerende sekretær?

En administrerende sekretær er en person som jobber som administrativ assistent for en toppleder. Dette er vanligvis ikke en sekretærposisjon på inngangsnivå. Vanligvis vil denne jobben kreve mange års erfaring som sekretær for overveiende høytstående embetsmenn. Stillingsoppgavene til en administrerende sekretær kan utvide arbeidene til en tradisjonell sekretær. Selv om erfaring kan være en medvirkende faktor, kan det hende at noen arbeidsgivere trenger en høyskoleutdanning for å få denne stillingen.

Avgang fra videregående skole er vanligvis den minste mengden akseptabel utdanning for å jobbe som utøvende sekretær. Mens han er på videregående, kan den enkelte ha utmerket seg i forretnings- og datarelaterte kurs. Ettersom feltet for eksekutivsekretærer kan være konkurransedyktig, kan det å skaffe seg en universitetsgrad gi en enkeltperson en fordel for å sikre seg en jobb. Noen individer kan velge å satse på en to-årig tilknyttet grad, mens andre kan velge en fire-årig bachelorgrad. Mange som søker denne stillingen som en karriere kan registrere seg i et forretningsrelatert program, for eksempel forretningsadministrasjon, bedriftsledelse eller kontoradministrasjon.

I de fleste tilfeller er eksekutivsekretæren den høyre mann eller kvinnen til en topp rangert leder i en virksomhet eller virksomhet. Sekretæren er ofte den drivende kraften bak kulissene, og sørger for at virksomheten går jevnt på dagen. Det er mange oppgaver utført av en utøvende assistent i denne stillingen. Noen av de vanligste oppgavene til denne typen sekretærer kan omfatte å skrive brev på vegne av sin sjef, lage skjemaer, sammenstille regneark og ta meldinger. I tillegg kan sekretæren gi administrativ støtte til andre ledere i avdelingen.

Noen ganger kan en administrerende sekretær finne seg selv inne i et styrerom som gjør mer enn bare å ta minutter. Sekretæren kan være nødt til å sitte på et møte i fravær av sin sjef og representere ham eller henne. Mens sekretæren kanskje bare hører på møtet og tar notater for å levere tilbake til sjefen, kan det hende noen må spille en aktiv rolle, for eksempel å holde en tale eller holde en presentasjon. Av denne grunn bruker mange sjefer mye tid på å trene sin sekretær for å sikre at personen kan innta en lederposisjon om nødvendig i sitt fravær.

I motsetning til de fleste tradisjonelle sekretærer, kan en administrerende sekretær bruke tid på å korrelere aktiviteter for den utøvende utenfor kontoret. Noen sekretærer vil være ansvarlige for å lage reisearrangementer for sjefen deres. Dette kan omfatte planlegging av flyreiser, ordning av hotell og planlegging av biltjenester. Ofte kan sekretæren også gi bistand til den utøvende med spørsmål som angår hans eller hennes personlige liv. For eksempel kan sekretæren planlegge legeavtaler, lage middagsarrangementer og koordinere kontormøter for den utøvende.