Hva er kontraktstyring?

Begrepet kontraktstyring brukes vanligvis i innkjøps- eller innkjøpsavdelinger. Som en del av anskaffelsesavdelingens ansvar forhandler manageren, aksepterer og signerer kontrakter med leverandører av varer og tjenester til organisasjonen. Kontraktsstyring er prosessen for å sikre at leverandøren overholder sine forhandlede avtalevilkår. Selv om anskaffelsens rolle i forhandlingsprosessen er en vesentlig del av en kostnadsstyringsprosess, er kontraktstyring der de faktiske besparelsene enten oppnås eller savnes.

Effektiv kontraktstyringspraksis resulterer i lavere driftskostnader, effektive tjenester og en sterkere forhandlingsposisjon i løpet av neste forhandlingsrunde. Kontraktstyring inkluderer å sikre samsvar med kontrakten, fungere som den primære kontakten for problemer relatert til service og tvisteløsning, samt å håndtere eventuelle betalinger eller klausuler forhandlet inn i kontrakten. Generelt kan avtalestyring deles inn i tre hovedområder: terskler, rabatter og utførelsesklausuler.

Terskel er et begrep som brukes til å definere spesifikke mål for dollarutgifter, transaksjoner eller kjøpte enheter. Disse tersklene er vanligvis bundet til dollarrabatter på kjøpesummen og er ofte basert på antall bestillinger mottatt innen en spesifikk tidsperiode. Som en del av forhandlingsprosessen brukes terskler ofte for å kreve enda dypere rabatter enn leverandøren normalt ville gitt. Når volumet øker, har leverandøren motivasjonen og kapasiteten til å redusere prisen, ettersom kostnadene synker.

Rabatter brukes som en belønning eller insentiv til leverandøren for å oppfylle spesifikke mål. For eksempel kan et bakeri forhandle om å kjøpe en bestemt mengde mel over en angitt tidsperiode. Eventuelle ekstra, ikke-planlagte forespørsler som blir fullført innen en spesifikk tidsperiode, er kvalifisert for rabatt til leverandøren. Fakturaen er for standardbeløpet, men rabatten beregnes og tilbakebetales til leverandøren som belønning for å imøtekomme et øyeblikkelig behov. Denne fleksibiliteten finnes ofte i tidssensitive miljøer, hvor kontrakten er for en standard leveringsplan, men ytterligere fleksibilitet er nødvendig for å oppfylle virksomhetens krav.

Prestasjonsklausuler er basert på målbare elementer som er avgjørende for driften av virksomheten. Vanlige klausuler er basert på levering innen en spesifikk tidsramme, fakturering innenfor et fastsatt datointervall, møteverdiene for leveringsdato og prosentandel av ferdigstillelse for byggeprosjekter. Hensikten med en ytelsesklausul er å sette opp en akseptert målemetode mellom leverandøren og kunden. Disse klausulene er ofte bundet til straff eller belønning, avhengig av bransje.

Effektiv avtalestyring innebærer daglig aktivitetssporing, resultatstyring og oppfølging med leverandøren. Bare gjennom en aktiv kontraktstyringsprosess kan selskapet kreve fordeler inkludert i kontrakten. Disse fordelene kan inkludere klausuler om tidlig frigjøring, ytterligere betalingsreduksjoner og andre straffer.