Hvordan velger jeg mellom SaaS-leverandører?
En software as a service (SaaS) selskap selger tilgang til en rekke programmer til bedrifter og organisasjoner. Denne metoden for levering av informasjonsteknologitjenester har stadig økt popularitet på grunn av det reduserte behovet for investeringer i infrastruktur, maskinvare eller dedikert datamaskinsupportpersonell. Det er fire elementer du må tenke på når du prøver å velge mellom SaaS-leverandører: avtale om servicenivå, systemfunksjonalitet, timer med tilgjengelighet og pris.
Dollarverdien og omfanget av tjenester som er tilgjengelige fra SaaS-leverandører overskrider vanligvis grensene for en standard innkjøpsordre. De fleste selskaper fullfører en anskaffelsesprosess, for eksempel en forespørsel om forslag (RFP) eller forespørsel om informasjon (RFI), for å bistå i valgprosessen. Fra et organisatorisk synspunkt tvinger disse prosessene klienten til å tenke alvorlig på tjenestene som kreves av SaaS-leverandøren. I en standard RFP-prosess gir kunden detaljerte spesifikasjoner og lar potensielle leverandører gi et skriftlig svar for gjennomgang og valg.
Uansett hvilken prosess som brukes, vil alle SaaS-leverandører tilby en skriftlig servicenivåavtale (SLA) der tjenestene som skal kjøpes er beskrevet i detalj. Gjennomgå SLA fra minst tre forskjellige selskaper for å få innsikt i tilgjengelige alternativer, leverandørens mulighet til å oppfylle kjernekrav og kundeservicenivå. Disse svarene kan være ganske ordrike, men å investere tid og krefter er den eneste måten å ta en informert, saklig beslutning.
Under en kompleks programvarevalgprosess er det ganske enkelt å bli distrahert av alle mulighetene. Lag en liste over alle programvarefunksjonene som kreves, og en egen liste over funksjonalitet som vil være fint, men ikke er viktig. Skriv ut en egen liste for alle SaaS-leverandørene, og angi hvilke funksjoner som er gitt i den foreslåtte løsningen. Ignorer alle funksjonene som ikke er inkludert i disse to listene. Dette er en flott måte å sikre at det endelige utvalget tilfredsstiller nåværende behov og ikke bare fremtidige.
Timene med tilgjengelighet er et kritisk spørsmål når du ser på forskjellige SaaS-leverandører. Kontroller tidssoneinformasjonen, og sørg for at den er gitt skriftlig. Mange selskaper vil tilby døgnåpen tilgang mot avgift. Sjekk hvilken tidssone leverandøren bruker for å sikre at det ikke er noen overraskelser. Husk å tenke på ikke bare når brukere vil trenge tilgang til systemet, men også når det vil være nødvendig at jobber utføres på atypiske timer.
Prisalternativene fra SaaS-leverandører kan være faste eller basert på bruk. En fastpriskontrakt er for et spesifikt beløp for tjenestene som er oppført i SLA. Bruksdrevet prisfastsettelse er basert på transaksjonsvolum, antall registrerte brukere eller total økonomisk verdi av aktiviteten. Gjennomgå dette aspektet av kontrakten i detalj og fullfør en intern analyse for å finne ut hvilken metode som er den mest kostnadseffektive.