Hvordan velger jeg den beste organisasjonsprogramvaren?

Å velge den beste arrangørprogramvaren for å holde oversikt over digitale dokumenter, bilder og oppføringer kan være en forvirrende prosess. Det er mange gode arrangørapplikasjoner tilgjengelig for å gjøre denne oppgaven enklere. Å få den beste arrangørprogramvaren er mulig ved å bestemme hva som må lagres elektronisk, preferansen for lagring på nettet eller datamaskinen, hvor mye lagringsplass som kreves, og hvordan filene vil bli lagt til, sortert, delt og hentet av brukere.

Det første trinnet i å velge den beste organiseringsprogramvaren er å bestemme hva som må organiseres og hvordan den skal organiseres for å rydde opp i digitale filer. Den rette arrangørprogramvaren lar brukerne raskt overføre digitale filer som dokumenter, regneark, oppskrifter, bilder, musikk og videoer, til et arkiveringssystem som er lett å administrere. Det er personlige organisering av programvare tilgjengelig som setter opp filer automatisk, og disse filene kan tilpasses for å passe alle medietyper.

Velg deretter arrangørprogramvare som du får tilgang til enten via et datamaskin-harddiskbasert program, et nettbasert eller mobilt organisasjonssystem. Tenk på hvordan filene får tilgang til og deles, og velg den arrangøren som gir mest mening. Husk at filer som er lagret på en datamaskin, må beskyttes av antivirus- og spyware-beskyttelsesprogramvare. Mobil organisasjonsprogramvare er beskyttet av kryptering av forskjellige nivåer avhengig av leverandøren.

Det beste valget i arrangørprogramvare vil være et arkiveringssystem som har tilstrekkelig lagringsplass for elektroniske filer, med muligheten til å legge til mer lagring etter behov. Unnlatelse av å velge en arrangørtjeneste med nok plass kan føre til ufullstendige eller ødelagte digitale filer som ikke kan brukes. For dokumenter anbefales det å bruke minst en lagringsplass på 1-2 GB for å organisere applikasjoner. For filmer, bilder og videoer velger du et system med mye høyere lagringskapasitet, siden disse filene kan være veldig store. Så mye som 250 GB anbefales.

Til slutt, når du velger riktig arrangørprogramvare, bør du vurdere hvordan filene skal lastes opp, sorteres, deles og hentes av brukere. Filer kan konverteres til digitale formater og lastes opp til organiseringsprogramvaren for enkel lagring. Finn et program som tillater tilpasset filhåndtering. Det er mange gode gratis arrangørprogramvare der ute som lar brukere dele og sortere filer raskt via e-post, SMS-tekster, sosiale medienettverk og virtuelle kommunikasjonskanaler. Dette er alle viktige faktorer som kan gjøre et organiseringsprogram enkelt eller vanskelig å bruke over tid.