Er det mot e-postetikett å ha en automatisk svar på alle e-postmeldinger?
E-postetikette, noen ganger referert til som netikette i store termer, er en komplisert ting. Det er absolutt ikke aktuelt å unnlate å svare på e-post, spesielt fra enkeltpersoner, men vi er alle opptatt til tider og kan kanskje ikke gjøre mer enn å erkjenne mottak av e-post og love å skrive mer detaljert på et senere tidspunkt. Spørsmålet om det er aktuelt å sende et automatisk svar på alle e-poster er også komplisert.
Generelt anses det som upassende å sende et automatisk svar til alle e-postmeldinger når du er i stand til å returnere et svar. Praksisen blir mer vanlig selv når folk er i stand til å svare på e-posten, og dette virker som et brudd på e-postetiketten. På den annen side, hvis du planlegger å ta en ferie og er privatperson, jobber for en liten bedrift eller har privat praksis som advokat eller lege, kan folk vente i flere dager til flere uker i håp om svar fra deg som kan ta mer tid enn de forventet. Hvis du mottar store mengder e-post, anbefaler eksperter på e-postetikette at du skriver et passende svar og sender et automatisk svar på alle e-postmeldinger hvis du planlegger å være fraværende fra datamaskinen din eller en e-postkilde i mer enn 48 timer i løpet av arbeidsuken.
Svaret du rammer inn skal være høflig og forretningsmessig, siden du kan motta brev fra venner eller fagfolk. Oppgi fravær, selv om det ikke er behov for å oppgi hvorfor, og gi et tidsestimat for når du planlegger å svare på e-post. Gi deg selv noen dager ekstra tid, spesielt hvis du vanligvis får et stort antall e-poster. På denne måten kan du oppfylle dine forpliktelser til å svare på e-post, mens du fortsatt gir deg tid til å komme tilbake i utstyr etter å ha vært borte i noen dager.
Vær oppmerksom på at noen av e-postene dine sannsynligvis vil sprette når du bruker en automatisk responder, spesielt hvis du mottar mye spam eller Bacn-e-post. Hvis du abonnerer på nyhetsgrupper eller nettsteder med sosiale nettverk, kan det hende du ønsker å melde deg av mens du er på ferie. På denne måten fyller du ikke ut andres postkasser med flere meldinger om hvordan du er borte, noe som anses som frekt. Teoretisk sett, hvis du skal bruke et automatisk svar på alle e-postmeldinger mens du er borte, bør du sørge for at du bare mottar meldinger av personlig eller forretningsmessig art. Hvis du ikke vil gå glipp av nyhetsgrupper eller Bacn-e-poster, kan du abonnere på disse under en annen e-postadresse enn den du bruker til personlig korrespondanse eller forretningskorrespondanse.
Store selskaper eller bedrifter som mottar en betydelig e-post kan bruke et automatisk svarssystem for å bekrefte mottak av e-post. Det anses som høflig for ethvert selskap å sende et automatisk svar på alle e-postmeldinger fordi det erkjenner mottak av disse. Denne situasjonen er analog med en travel servitør som nikker til deg på en restaurant. Hun forteller deg at hun ser deg og vil komme til bordet ditt så snart hun kan. Et stort selskap som til slutt vil svare på e-posten din, gir i det vesentlige det vennlige nikket med løftet om personlig respons om noen dager eller uker.
Det er spesielt viktig for leger, terapeuter og alliert helsepersonell som bruker e-postkorrespondanse med pasienter for å sende et automatisk svar på alle e-postmeldinger når de skal være utenfor byen i løpet av arbeidsuken i mer enn to dager. Hvis en pasient har en øyeblikkelig bekymring, kan helsepersonell indikere en alternativ kontakt slik at pasienten ikke trenger å vente i flere dager og ikke klarer å adressere et helseproblem som kan trenge oppmerksomhet med en gang.