Hva er PDF-filer?

Det bærbare dokumentformatet er en form for fil som gjør det mulig å lage elektroniske dokumenter ved bruk av hvilken som helst type tekstbehandler eller programvare for utskriftsmedier. Som en bonus kan dokumentet deles med andre, som er i stand til å åpne og lese dokumentet, uavhengig av tekstbehandlingsprogramvare de bruker. Her er litt informasjon om hvordan PDF-filer opprettes, og hvorfor de er en slik eiendel i en rekke applikasjoner.

PDF-filer ble utviklet av Adobe Systems, og fungerte som en måte for folk som bruker flere tekstbehandlingssystemer å dele ferdige dokumenter. Siden det er flere tekstbehandlingsprogramvarepakker som ikke er kompatible med hverandre, ble behovet for et vanlig filformat som alle kunne åpne og lese midtpunktet i Adobe® Acrobat®-programvaren.

Uansett om sluttbrukeren foretrakk åpen kildekode-, Microsoft®- eller Corel® tekstbehandlere, kunne dokumenter opprettes i det valgte programmet og deretter lagres som PDF-filer. Med en full Adobe®-pakke er det også mulig å lage dokumentet ved å bruke Adobe®-programvaren med samme nivå som letthet som ethvert tekstbehandlingsprogram. De lagrede PDF-filene kan deles med andre, som bare trenger å laste ned gratis Adobe® Reader® for å åpne og lese filen.

En av fordelene med å bruke PDF-filer til å distribuere elektroniske dokumenter er at filen kan låses mot redigering av andre, selv om de har Acrobat®-programvare. Dette har økt bruken av PDF-filer for slike applikasjoner som elektroniske nyhetsbrev, kontrakter, bokmanuskripter og økonomirapporter. Fordi dokumentene er sikre, opprettholder opphavsmannen til dokumentet et høyt nivå av kontroll, selv når dokumentet har blitt distribuert bredt. I tillegg til hyppig bruk i næringslivet, brukes også PDF-filer ofte til å lage elektroniske bøker for salg, online magasiner og elektroniske brosjyrer for ideelle organisasjoner.

Mens PDF-filer opprinnelig ble utviklet av Adobe®, finnes det en rekke produkter i dag som vil konvertere regneark, tekstdokumenter, og omtrent alle former for elektronisk skriverprogramvare til PDF-filer. Generelt kan disse produktene være fokusert på å konvertere andre typer filer til et PDF-format, i stedet for å lage PDF-filer fra bunnen av. Selv om mange av disse produktene ser ut til å fungere bra, er det få av dem som kan konkurrere med funksjonene til Acrobat for prisen. Når det gjelder å lage og lese PDF-filer, kan originalen fremdeles være den beste.