Hva er de beste tipsene for dokumentformatering?

Dokumentformatering kan noen ganger være veldig gjennomsiktig for en bruker, og andre ganger kan det være veldig frustrerende. En måte å oppnå gode formateringsresultater med minimal anstrengelse er å være godt kjent med programmet som brukes. Et annet tips er å holde formateringen så enkel som mulig og tenke utover den grunnleggende funksjonaliteten til de tilgjengelige verktøyene slik at de kan brukes til sitt fulle potensiale. Å kjenne målet for det formaterte dokumentet, enten det er en skriver, håndholdt enhet eller webside, kan bidra til å unngå dokumentformateringsmekanismer som kanskje ikke oversettes til sluttmediet. Å forstå aspekter av hvordan dokumentet skal brukes kan bidra til å definere objekter, for eksempel bilder, slik at det ser profesjonelt ut og har utmerket kvalitet når man sender ut dokumentet.

Kunnskap om hvordan dokumentredigeringsprogramvaren fungerer er avgjørende for å bruke til og med moderat dokumentformatering. Det som kan virke som et enkelt sett med verktøy, kan bli stadig mer komplisert etter hvert som deres interaksjon med teksten og hverandre begynner å gi uforutsigbare resultater. Innpakning av tekst, linjeskift, lag og innsatte objekter som regnearkceller kan alle kastes av bestemte stiler eller elementer. Formateringen kan til og med virke perfekt til enten den er eksportert eller sendt til en skriver. Å vite hvordan og hvorfor et program fungerer slik det gjør, kan eliminere mye av denne frustrasjonen.

Det er viktig å utforme dokumentformatering med sluttresultatet i tankene. Det er liten hensikt å bruke fargeklipp i dokumenter som skal skrives ut i svart-hvitt. Noen komplekse formateringer, spesielt koblede objekter mellom kontorpakker, kan ikke oversette godt til en HyperText Markup Language (HTML) -fil. Elektroniske bøker, rapporter eller salgsfremmende brosjyrer har alle spesifikke krav til formateringen deres som kan endre mengden innhold og art til designen. Å bruke maler eller planlegge utformingen av et dokument før start kan spare tid og forhindre problemer.

Oftest er enkel dokumentformatering den mest effektive. Komplekse oppsett som involverer rammer eller tabeller som er reist inne i andre tabeller, kan ikke gjengis riktig gjennom en annen enhet eller et program. På samme måte er det aldri en god ide å bruke individuelle mellomrom til formatering. Formateringsverktøyene i redigeringsprogrammet skal brukes slik de var ment for formatering, uten snarveier, for å sikre størst mulig sjanse for feilfri utdata.

Å utvikle dokumentformatering og innhold må gå hånd i hånd, selv om de bør plottes ut individuelt før du flytter til redaktøren. Oppretting av formatering mens du er på farten kan føre til at en bruker mister synet av det større designet. Forsøk på å lage innhold for formatet mens du hopper fra ett element til et annet kan føre til feil eller brudd i formateringen. Med en solid plan for dokumentformatering og innhold på plass i forkant, kan det endelige resultatet fullføres innen minimale problemer.