Hva er de forskjellige typene Print Management Services?

Generelt refererer utskriftsadministrasjon til administrasjon, overvåking og vedlikehold av skrivervare, skriverprogramvare og dokumenttjenester. Print management-tjenester som tilbys til bedrifter, kan inkludere maskinvare, programvare og dokumentkontroll eller en kombinasjon av dem. Bedrifter som tilbyr disse tjenestene, tilbyr vanligvis alternativer på stedet, online, eksternt og på forespørsel for sine kunder. En utskriftsadministrasjonstjeneste kan være fordelaktig for et selskap ved å senke skriverrelaterte kostnader, øke produktiviteten, minimere feil og effektivisere prosjekter.

Alternativer på stedet som skriveradministrasjonsselskaper tilbyr inkluderer vanligvis trente teknikere som kan gi dedikert støtte til en gruppe kunder i en region. Kundene ringer vanligvis til et servicesenter for å be om støtte for maskinvare- eller programvareproblemer. Teknikeren prøver vanligvis å feilsøke problemet med klienten over telefon først. Hvis problemet ikke lett løses, besøker teknikeren normalt nettstedet. Tjeneste på stedet er vanligvis tilgjengelig for maskinvare- og programvareproblemer, men ikke for dokumenthåndtering. Selv om noen fordeler ved service på stedet kan være oppmerksomhet på detaljer og kundestøtte tilpasset kunden, er ulemper vanligvis høyere kostnader for service og lengre ventetid for å få et problem løst.

Mange selskaper tilbyr også online print management-tjenester til sine kunder. Online tjenester for skriverprogramvare og dokumenthåndtering er vanligvis kombinert med teknisk support på stedet for maskinvareproblemer. Når det gjelder programvareproblemer, logger en klient med online support vanligvis inn på en eksisterende konto og setter i gang en forespørsel som deretter blir besvart via live chat eller e-post.

For dokumenthåndtering kan klienter normalt logge inn på kontoen sin, bestille dokumentene de vil ha skrevet ut, laste opp nødvendig materiale for å produsere dokumentet og deretter betale for produktet. Produktet blir vanligvis levert til selskapet i løpet av noen få virkedager. Online print management-tjenester er vanligvis et attraktivt alternativ for store selskaper som kan ha tunge arbeidsflytperioder og kan bruke den ekstra hjelpen til å fullføre viktige prosjekter. Ofte kan det være billigere å outsource trykkeriet i stedet for å betale for ekstra ressurser og personell for å fullføre arbeidet internt.

Eksterne tjenester for utskriftshåndtering innebærer vanligvis støtte for skrivervare og programvare for nettverksskrivere i store selskaper. Tjenesteselskapet installerer normalt overvåkingsprogramvare i selskapets datanettverk. Programvaren sjekker vanligvis for maskinvarefeil eller funksjonsfeil mens den overvåker skriverens tonernivå og klientbruk. Tjenester for ekstern utskriftsadministrasjon varierer avhengig av programvaren som brukes og kontrollnivået som er tatt av serviceselskapet. Hvis kontrollnivået over et virksomhets skriverressurser er for høyt, kan klienter bli frustrerte og misfornøyde med tjenesten.

Bedrifter som har on-demand utskriftsadministrasjonstjenester har vanligvis spesiell programvare installert på sine nettverksskrivere. Ved å bruke programvaren kan de be om støtte for skriverprogramvare og dokumenthåndteringstjenester. On-demand support er ofte dyrere fordi det egentlig er en dedikert fjerntjeneste. Vanligvis bruker store selskaper med større utskriftsbehov on-demand-tjenester. Bedrifter med mange viktige prosjekter som må fullføres på korte frister, kan spesielt dra nytte av en on-demand løsning.