Hva er en kontaktansvarlig?

En kontaktansvarlig er programvare som lar en bruker lagre, organisere og søke etter telefonnumre, adresser, datoer, notater, lister og mer. I likhet med en personlig informasjonssjef er en kontaktleder designet for salgsrepresentanter og andre som trenger å lagre informasjon om kunder og salgsperspektiver, planlegge møter og telefonsamtaler og organisere e-post og tekstdokumenter. Med de enorme datamengdene en person møter hver dag, er et enkelt sted for lagring av disse dataene attraktivt. Funksjoner hos en kontaktleder kan også omfatte muligheten til å lagre passord, viktige datoer og avtaler, og muligheten til å dele data med en annen datamaskin eller personlig digital assistent. Noen kontaktledere kan gi flere brukere tilgang til en delt database med kontakter.

En kontaktsjef kan også generere rapporter og organisere, forutsi og spore salgsaktiviteter. Noen har muligheten til å legge ved et bilde, noe som er flott for de som ikke alltid kan huske navn eller dokumenter i kontaktens post. Automatisk sikkerhetskopi er en viktig sikkerhetsfunksjon hos en kontaktleder. En annen tilgjengelig funksjon er muligheten til å gruppere og kategorisere kontakter.

I stedet for å lage notater om utklipp av papir eller oppbevare en notisbok, velger mange brukere en kontaktleder med en "notater" -funksjon. Ved hjelp av denne funksjonen kan du skrive, klippe og lime inn eller klippe deler av websider inn i kontaktbehandleren din. Programvaren vil automatisk klokkeslett og dato stemple oppføringen for å hjelpe deg med å sortere gjennom notatene dine. Noen enheter lar deg også skrive notater med en spesialisert pekepenn.

I likhet med personlige informasjonsledere kan en kontaktansvarlig også ha en kalenderfunksjon. Ved hjelp av et kalenderstyringsprogram kan du følge med på møter, høytider, bursdager og så videre. Lydpåminnelser kan varsle deg om at et oppdrag forfaller eller at møtetiden nærmer seg.

Søkefunksjonen til en kontaktleder er ekstremt verdifull. Du kan søke etter dato, kategori, uttrykk eller andre metoder for å finne materialet du leter etter. En kontaktansvarlig kan også inneholde maler for vanlige oppgaver, for eksempel telefonmeldinger, utgiftsposter eller oppgavelister.

Det finnes mange versjoner av kontaktledere. Noen systemer er internettbaserte, noe som betyr at det ikke er programvare å laste inn. Annen kontaktadministrasjonsprogramvare kan lastes inn på et firmas server, slik at databaser med kundeinformasjon er tilgjengelig for flere ansatte. Andre er en del av en annen programvare, for eksempel Microsoft Outlook, som har en funksjonskontaktadministrasjonsfunksjon.