Hva er et innholdsstyringssystem (CMS)?
Mer enn noen annen vare er den moderne virksomheten drevet av informasjon. Inntreden av elektronisk opprettede medier har forvandlet økonomien vår til en informasjonsøkonomi, der de største foretakene har innhold som i noen tilfeller utgjør flere terabyte med informasjon. Hvis dagens Fortune 500-selskap hadde all sin informasjon i trykt form, ville det ta en hær av filprestasjoner bare for å holde rede på det hele.
Mange organisasjoner har både interne og eksterne nettpresentasjoner, som begge kan inneholde store mengder regelmessig oppdatert informasjon. Nettinnholdshåndtering er et viktig underett av innholdsstyring, og refererer til programmer og utstyr som brukes til å administrere dette nettbaserte innholdet.
Innholdsstyringssystemer er elektroniske systemer som tar data og organiserer dem, slik at de enkelt kan hentes, søkes og oppdateres og deles i hele organisasjonen. Den grunnleggende ingrediensen er databaseteknologi, selv om en CMS er mer enn en database; den inkluderer sofistikert søketeknologi og lagrede mekanismer som kan rotere innhold til forskjellige typer maskinvarebasert lagring (CD-ROM, tape, etc.), avhengig av hvor ofte det er tilgang til det.
En CMS, fordi den er ment å håndtere alle typer informasjon uavhengig av format, må også tilby et høyt nivå av dokumentinteroperabilitet. Det vil si at alle dokumenter, inkludert tekstbehandlingsdokumenter, regneark, databaser, PDF-filer og enhver annen type fil, må alle kategoriseres og krysshenvises slik at når du utfører et søk, vil all relevant informasjon bli tilgjengelig, uansett opprinnelse eller format. I tillegg har interoperabilitet mellom innholdsstyringssystemer blitt viktig, slik at flere organisasjoner og offentlige etater kan dele informasjon når det er nødvendig, selv om de bruker forskjellige systemer.
Selv om deling av informasjon har tatt stor vekt i dagens informasjonsøkonomi, må innholdsstyringssystemet også ta hensyn til autorisasjon, og tilby et anlegg slik at en administrator kan spesifisere hvilke mottakere som kan få tilgang til hvilket innhold. Rettigheter til dokumentadgang skal kunne settes ned til nivået til en individuell bruker.
Andre viktige elementer i et innholdsstyringssystem inkluderer muligheten til å fange opp store mengder dokumenter automatisk, muligheten til å gjenbruke dokumenter og sette dem sammen til nye dokumenter og muligheten til å lage en arbeidsflyt som gjenspeiler avhengighetene til ett dokument på et annet. Til slutt inkluderer mange innholdsstyringssystemer samarbeidsfunksjoner, som lar flere arbeidere på forskjellige steder samarbeide om oppretting eller redigering av dokumenter, og administrere endringer i og revisjoner av dokumenter. Det samarbeidsmessige aspektet av CMS vil også sørge for at hver informasjon som er knyttet til et bestemt prosjekt blir synkronisert og distribuert til hvert medlem av prosjektgruppen på rettidig basis.