Hva er et innholdsstyringssystem (CMS)?

Mer enn noen annen vare, er den moderne virksomheten drevet av informasjon. Inntreden av elektronisk opprettet media har forvandlet økonomien vår til en informasjonsøkonomi, med de største foretakene som har innhold som utgjør, i noen tilfeller, flere terabyte med informasjon. Hvis dagens Fortune 500 -selskap hadde all sin informasjon i trykt form, ville det ta en hær av filtegn bare for å holde rede på det hele.

Mange organisasjoner har både interne og eksterne web -nærvær, som begge kan inneholde enorme mengder regelmessig oppdatert informasjon. Web Content Management er en viktig undergruppe av innholdsstyring, og refererer til programmer og utstyr som brukes til å administrere dette nettbaserte innholdet.

Innholdsstyringssystemer er elektroniske systemer som tar data og organiserer det, slik at det kan hentes, søkes og oppdateres enkelt og deles i hele organisasjonen. Den grunnleggende ingrediensen er databaseteknologi, selv om en CMS er mer enn en database; denInkluderer sofistikert søketeknologi og lagdelt lagringsmekanismer som kan rotere innhold i forskjellige typer maskinvarebasert lagring (CD-ROM, tape osv.), Avhengig av hvor ofte det er tilgjengelig.

A CMS, fordi det er ment å administrere alle typer informasjon uavhengig av format, må også tilby et høyt nivå av dokumentinteroperabilitet. Det vil si at alle dokumenter, inkludert tekstbehandlingsdokumenter, regneark, databaser, .pdf-filer og hvilken som helst annen type fil, alle må kategoriseres og krysshenvise slik at når du utfører et søk, vil all relevant informasjon bli tilgjengelig, uavhengig av opprinnelse eller format. I tillegg har interoperabilitet mellom innholdsstyringssystemer blitt viktig, slik at flere organisasjoner og offentlige etater kan dele informasjon når det er nødvendig, selv om de bruker forskjellige systemer.

Mens du deler informasjon har tatt på segStig betydning i dagens informasjonsøkonomi, må innholdsstyringssystemet også ta hensyn til autorisasjon, og gi et anlegg slik at en administrator kan spesifisere hvilke mottakere som kan få tilgang til hvilket innhold. Dokumenttilgangsrettigheter skal kunne settes ned til nivået til en individuell bruker.

Andre viktige elementer i et innholdsstyringssystem inkluderer muligheten til enkelt å fange opp store volum av dokumenter automatisk, muligheten til å gjenbruke dokumenter og samle dem igjen i nye dokumenter, og muligheten til å lage en arbeidsflyt som gjenspeiler avhengigheter av ett dokument på et annet. Til slutt inkluderer mange innholdsstyringssystemer samarbeidsfunksjoner, som lar flere arbeidere på separate steder samarbeide om oppretting eller redigering av dokumenter, og administrere endringer i og revisjoner til dokumenter. Det samarbeidende aspektet av CMS vil også sørge for at hvert stykke informasjon knyttet til et bestemt prosjekt blir synkronisert,og distribuert til hvert medlem av prosjektgruppen på rett tid.